AlmexECM
Gestão de documentos
Rotas de aprovação de documentos, arquivo electrónico
As rotas dos documentos
É possível estabelecer rotas de aprovação de documentos de qualquer complexidade no sistema utilizando o módulo BPM da plataforma. O arranque subsequente e todo o processo do documento (aprovação, assinatura, execução, etc.) está disponível no separador “progresso”, que se encontra no cartão de documento, o utilizador pode acompanhar o processo de trabalho de todos os participantes. As etapas são apresentadas por ordem cronológica, com o tempo e os resultados da decisão a serem registrados. Com a ajuda dos relatórios de progresso ou de documentos integrados, é fácil analisar como a aprovação, registo, execução ou qualquer outra etapa está a progredir de acordo com as definições de BPM.
O processo de execução apresenta também fases automáticas (executadas pelo sistema sem intervenção do utilizador, de acordo com um cenário e condições definidas). É possível atribuir cartões de aprovação, atribuição, execução ou assinatura em grupo ou individual. Com esta característica, cada utilizador terá as suas próprias tarefas específicas com uma descrição e data de vencimento únicas, e o progresso do documento será exibido no cartão até que a fase esteja concluída.
Arquivo electrónico
O sistema tem uma funcionalidade integrada para a organização de um arquivo eletrônico de documentos. As condições de arquivo para cada tipo de documento são configuradas. Definem-se os dados que podem ser apagados (por exemplo, chat) e os parâmetros adicionais que podem ser acrescentados ao cartão de documento. Ao mesmo tempo, os documentos do arquivo podem ser carregados para um sistema de terceiros, inclusive em formato .xml. O acesso aos documentos do arquivo pode também ser restringido a um determinado círculo de utilizadores por função ou individualmente.
O arquivo pode ser pesquisado por vários parâmetros (metadados) a partir do cartão de documento eletrônico, a pesquisa semântica também está disponível. A pesquisa semântica não é afectada por erros ortográficos, gramaticais ou tipográficos. A plataforma proporciona a capacidade de gerar pesquisas complexas de acordo com vários parâmetros, refinando uma seleção de documentos, processos ou aplicações. Esta abordagem torna possível fazer pesquisas de forma rápida e fácil.