AlmexECM
Obieg dokumentów
Ścieżki akceptacji dokumentów, archiwum elektroniczne
Trasy dokumentów
W systemie istnieje możliwość ustawienia tras do koordynowania dokumentów o dowolnej złożoności za pomocą modułu BPM platformy. Kolejne uruchomienie i cały proces pracy nad dokumentem (zatwierdzenie, podpisanie, wykonanie itp.) jest dostępny w zakładce „Postęp realizacji”, która znajduje się na karcie dokumentu, użytkownik może monitorować pracę wszystkich uczestników. W takim przypadku etapy są wyświetlane w porządku chronologicznym z ustaleniem czasu i wyników decyzji. Za pomocą postępów lub wbudowanych raportów na dokumencie wygodna jest analiza przebiegu zatwierdzenia, rejestracji, realizacji lub jakiegokolwiek innego etapu zgodnie z ustawieniami BPM.
Podczas realizacji prezentowane są również etapy automatyczne (wykonywane przez system bez udziału użytkownika według określonego scenariusza i warunków). Istnieje możliwość przypisania grupowych lub indywidualnych kart do zatwierdzenia, przypisania, wykonania lub podpisania dokumentu. Dzięki tej funkcji każdy użytkownik będzie miał swoje konkretne zadania z unikalnym opisem i terminami, a postęp w pracy nad dokumentem będzie widoczny na karcie do momentu zakończenia etapu.
Archiwum elektroniczne
System posiada wbudowaną funkcjonalność tworzenia elektronicznego archiwum dokumentów. Warunki przejścia do archiwum są konfigurowane dla każdego typu dokumentu. To wyznacza, jakie dane można usunąć (np. czat), jakie dodatkowe parametry zostaną dodane do karty dokumentu. Jednocześnie dokumenty z archiwum można wgrywać do systemu innej firmy, także w formacie .xml. Dostęp do dokumentów archiwalnych można również ograniczyć do określonego kręgu użytkowników według roli lub indywidualnie.
Wyszukiwanie w archiwum odbywa się według różnych parametrów (metadanych) z elektronicznej karty dokumentu, w tym wyszukiwanie semantyczne. Wynik wyszukiwania semantycznego nie zależy od obecności błędów ortograficznych, gramatycznych, ani literówek. Platforma daje możliwość tworzenia złożonych zapytań wyszukiwania według różnych parametrów, doprecyzowując wybór dokumentów, procesów czy aplikacji. Takie podejście pozwala na szybkie i wygodne wyszukiwanie.