Techenergoservice 2014 revisão da empresa
A Tech Energo Service 2014 LLP é uma empresa empenhada em serviços operacionais e de manutenção e reparação de subestações eléctricas, linhas aéreas de energia da classe de tensão 35 kV ou superior. Desde 2014, tem sido líder na prestação de serviços técnicos e operacionais e de reparação, realizando revisões de equipamento elétrico de linhas e subestações, transformadores de potência, apoio de engenharia para a construção de novas instalações de energia.
O desejo de manter uma posição de liderança no mercado e de utilizar tecnologia avançada para melhorar a qualidade de toda a empresa foi a força motriz por detrás da procura de um sistema adequado para automatizar os processos empresariais internos e a gestão electrónica de documentos.
Para implementar este projecto, foram analisados vários produtos de software cazaques e estrangeiros e, com base num processo de concurso, foi seleccionado o produto de software Almexoft com o módulo de automatização de processos empresariais integrado AlmexBPM, um editor online, bem como aplicações móveis nativas. A implementação do sistema, análise e optimização dos processos empresariais actuais e o ajustamento das cadeias de aprovação e execução de documentos foram efetuados por funcionários da Almexoft Kazakhstan de forma hábil e no mais curto espaço de tempo possível.
A extensa funcionalidade do sistema tornou possível a realização das seguintes tarefas:
- Optimizar e racionalizar todos os processos comerciais da empresa relacionados com a gestão de registos;
- Assegurar um fluxo transparente de documentos, registo de documentos recebidos/saídos, correspondência, registos de pessoal;
- Gerar os relatórios necessários: relatório de entrada/saída de documentação, relatório sobre a conclusão de tarefas e atribuições;
- Monitorizar a disciplina executiva.
Os resultados da implementação de Almexoft são muito reveladores:
- Houve uma redução de 80% no tempo necessário para processar e aprovar documentos e entregá-los aos destinatários;
- Os custos globais da empresa para o envio de documentos (custos de impressão, serviços de courier) foram reduzidos em 10%;
- Redução significativa da burocracia, o que resolveu o problema da perda de documentação;
- A Almexoft resolveu o principal problema da empresa de uma longa cadeia de aprovação de documentos devido à localização dos escritórios da empresa em diferentes cidades;
- Assegurar um elevado nível de segurança dos dados da empresa graças a múltiplas camadas de protecção;
- Recuperação eficiente e rápida de documentos eletrônicos num sistema único no âmbito de políticas e regulamentos de segurança baseados em papéis.
A colaboração com a Almexoft e a implementação do sistema Almexoft de automatização de processos empresariais e de gestão electrónica de documentos permitiu resolver os problemas de crescimento e de escalonamento do negócio encontrados, e realizar uma série de objectivos estratégicos da gestão de topo da Tech Energy Service.
A implementação do projecto teve um impacto na melhoria da eficiência tanto dos funcionários como da gestão da empresa e na redução dos custos administrativos da empresa.
