Przegląd firmy «Techenergoservice 2014»
Sp. z o.o. Techenergoservice 2014 to firma zajmująca się operatywną oraz konserwacyjną i naprawczą obsługą podstacji elektroenergetycznych, napowietrznych linii elektroenergetycznych klasy napięć 35 kV i wyżej. Od 2014 roku jest liderem w świadczeniu usług technicznych, konserwacyjno-naprawczych, remontach urządzeń elektrycznych linii i podstacji, transformatorów elektroenergetycznych, wsparciu inżynieryjnym przy budowie nowych obiektów energetycznych.
Chęć utrzymania wiodącej pozycji na rynku i wykorzystania zaawansowanych technologii do poprawy jakości całego przedsiębiorstwa była głównym powodem znalezienia odpowiedniego systemu automatyzacji wewnętrznych procesów biznesowych i elektronicznego obiegu dokumentów.
Do realizacji tego projektu przeanalizowano szereg kazachskich i zagranicznych programów oprogramowania i na podstawie przetargu wybrano produkt software Almexoft z wbudowanym modułem automatyzacji procesów biznesowych AlmexBPM, edytorem online oraz natywnymi aplikacjami mobilnymi . Wdrożenie systemu, analiza i optymalizacja bieżących procesów biznesowych oraz ustalenie łańcuchów akceptacji i realizacji dokumentów zostały przeprowadzone przez pracowników Almexoft Kazachstan w sposób wykwalifikowany i w możliwie najkrótszym czasie.
Szeroki zakres funkcji systemu umożliwił realizację takich zadań:
- Optymalizować i ujednolicić wszystkie procesy biznesowe firmy związane z pracą biurową;
- Zapewnić przejrzysty obieg dokumentów, ewidencję dokumentów przychodzących/ wychodzących, korespondencji, dokumentacji kadrowej;
- Generować niezbędne raporty: raport z rejestracji dokumentacji przychodzącej/wychodzącej, raport z realizacji zadań i instrukcji;
- Kontrolować dyscyplinę wykonawczą.
Najważniejsze efekty wdrożenia Almexoft:
- O 80% skrócenie czasu przetwarzania i zatwierdzania dokumentów, dostarczania ich adresatom;
- 10% redukcja ogólnych wydatków firmy związanych z wysyłką dokumentów (koszty druku, usługi kurierskie);
- Znaczne ograniczenie obiegu dokumentów papierowych, co rozwiązało problem utraty dokumentacji;
- Dzięki Almexoft rozwiązano główny problem firmy związany z długim łańcuchem akceptacji dokumentów ze względu na lokalizację przedstawicielstw firmy w różnych miastach;
- Zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa korporacyjnych danych poprzez kilka poziomów ochrony;
- Efektywne i szybkie wyszukiwanie dokumentów elektronicznych w jednym systemie w ramach polityki opartej na rolach i przepisach bezpieczeństwa.
Współpraca z Almexoft i wdrożenie systemu automatyzacji procesów biznesowych i elektronicznego obiegu dokumentów Almexoft pozwoliło rozwiązać problemy rozwoju i skalowania biznesu oraz zrealizować szereg celów strategicznych najwyższego kierownictwa Techenergoservice.
Realizacja projektu wpłynęła na efektywność pracy zarówno zwykłych pracowników, jak i kierownictwa firmy oraz obniżenie wydatków administracyjnych firmy.
