Automatizando reuniões
Módulo de gestão de reuniões
Este é um software adicional concebido para uma vasta gama de automatização do processo consultivo em organismos colegiais da empresa.
Graças à utilização do editor de processos de negócio integrado na plataforma Almexoft, o módulo permite-lhe construir o processo de organização de reuniões online de tal forma que satisfaça plenamente as necessidades da empresa.
Um processo típico pode consistir numa série de etapas opcionais:
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1
Recolha de perguntas para a reunião
No âmbito desta fase, podem ser enviadas questões diretamente ao secretário para inclusão na agenda da reunião, como sob a forma de documentos separados com a sua própria estrutura complexa de formação, coordenação e distribuição preliminar.
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2
Formação de ordem
Foi concebido para automatizar a distribuição de questões entre diferentes reuniões regulares de um órgão colegial, a seleção das questões mais relevantes para consideração entre todas as questões levantadas. Nesta fase, a composição dos participantes de uma reunião específica do organismo colegial, incluindo o número de pessoas convidadas, também pode ser esclarecida.
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3
Votação para encomenda
Durante esta fase, os participantes da reunião têm a oportunidade de votar nas questões seleccionadas que foram postas em ordem.
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4
Preparação de soluções de rascunho
O palco destina-se à formação de um projecto de decisões sobre cada uma das questões da agenda da reunião, bem como possíveis medidas.
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5
Segurar uma reunião em modo online
Esta etapa é realizada com a possibilidade de votar em cada edição separada/decisão separada do projeto ou como um todo. O sistema permite ao utilizador responsável aceitar ou rejeitar questões sem consideração, com a entrada obrigatória de tais informações no processo de reunião. Ao mesmo tempo que a votação, os utilizadores responsáveis podem criar uma lista de medidas a implementar.
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6
Formação do protocolo
No final da sessão online da reunião, a reunião passa para a fase de formação do protocolo. Estando perfeitamente integrado na plataforma Almexoft, o módulo de gestão de reuniões cria um protocolo sob a forma de uma cópia separada do processo de negócio (documento) com a possibilidade de assinar o protocolo utilizando uma assinatura digital electrónica.
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7
Execução de decisões/medidas
Pretendia realizar a lista correspondente de ações aprovadas. Ao mesmo tempo, podem ser realizadas medidas individuais sob a forma de atribuições na fase de execução do protocolo e sob a forma de processos separados, gerados automaticamente como documentos subsidiários do protocolo de reunião.