Automatizando reuniões

Módulo de gestão de reuniões

Este é um software adicional concebido para uma vasta gama de automatização do processo consultivo em organismos colegiais da empresa.

Graças à utilização do editor de processos de negócio integrado na plataforma Almexoft, o módulo permite-lhe construir o processo de organização de reuniões online de tal forma que satisfaça plenamente as necessidades da empresa.

Um processo típico pode consistir numa série de etapas opcionais:

• 1

  Recolha de perguntas para a reunião

  No âmbito desta fase, podem ser enviadas questões diretamente ao secretário para inclusão na agenda da reunião, como sob a forma de documentos separados com a sua própria estrutura complexa de formação, coordenação e distribuição preliminar.

• 2

  Formação de ordem

  Foi concebido para automatizar a distribuição de questões entre diferentes reuniões regulares de um órgão colegial, a seleção das questões mais relevantes para consideração entre todas as questões levantadas. Nesta fase, a composição dos participantes de uma reunião específica do organismo colegial, incluindo o número de pessoas convidadas, também pode ser esclarecida.

• 3

  Votação para encomenda

  Durante esta fase, os participantes da reunião têm a oportunidade de votar nas questões seleccionadas que foram postas em ordem.

• 4

  Preparação de soluções de rascunho

  O palco destina-se à formação de um projecto de decisões sobre cada uma das questões da agenda da reunião, bem como possíveis medidas.

• 5

  Segurar uma reunião em modo online

  Esta etapa é realizada com a possibilidade de votar em cada edição separada/decisão separada do projeto ou como um todo. O sistema permite ao utilizador responsável aceitar ou rejeitar questões sem consideração, com a entrada obrigatória de tais informações no processo de reunião. Ao mesmo tempo que a votação, os utilizadores responsáveis ​​podem criar uma lista de medidas a implementar.

• 6

  Formação do protocolo

  No final da sessão online da reunião, a reunião passa para a fase de formação do protocolo. Estando perfeitamente integrado na plataforma Almexoft, o módulo de gestão de reuniões cria um protocolo sob a forma de uma cópia separada do processo de negócio (documento) com a possibilidade de assinar o protocolo utilizando uma assinatura digital electrónica.

• 7

  Execução de decisões/medidas

  Pretendia realizar a lista correspondente de ações aprovadas. Ao mesmo tempo, podem ser realizadas medidas individuais sob a forma de atribuições na fase de execução do protocolo e sob a forma de processos separados, gerados automaticamente como documentos subsidiários do protocolo de reunião.