Automatizando reuniões

Módulo de gestão de reuniões

Este é um software adicional concebido para uma vasta gama de automatização do processo consultivo em organismos colegiais da empresa.

Graças à utilização do editor de processos de negócio integrado na plataforma Almexoft, o módulo permite-lhe construir o processo de organização de reuniões online de tal forma que satisfaça plenamente as necessidades da empresa.

Um processo típico pode consistir numa série de etapas opcionais:

• 1

  Coleção de perguntas para a reunião

  No âmbito desta etapa, as questões podem ser enviadas tanto diretamente ao secretário para inclusão na ordem de trabalhos da reunião, como sob a forma de documentos separados com uma estrutura própria e complexa de formação preliminar, coordenação e distribuição.

• 2

  Formação de pedido

  Destina-se a automatizar a distribuição dos assuntos pelas diferentes reuniões regulares de um órgão colegial, a seleção dos assuntos mais relevantes para apreciação entre todos os assuntos levantados. Nesta fase, pode também ser esclarecida a composição dos participantes de uma determinada reunião do órgão colegial, incluindo o número de convidados.

• 3

  Votação para pedido

  Nesta fase, os participantes na reunião têm a oportunidade de votar nas questões selecionadas que foram colocadas por ordem.

• 4

  Preparação de projetos de soluções

  O palco destina-se à formação de projetos de decisão sobre cada um dos assuntos da ordem de trabalhos da reunião, bem como de eventuais medidas.

• 5

  Realização de uma reunião no modo online

  Esta etapa é realizada com a possibilidade de votação de cada questão separada/decisão separada do projeto ou no seu todo. O sistema permite ao utilizador responsável aceitar ou rejeitar perguntas sem consideração, sendo obrigatória a inserção de tal informação no processo da reunião. Ao mesmo tempo que votam, os utilizadores responsáveis ​​podem criar uma lista de medidas a implementar.

• 6

  Formação do protocolo

  No final da sessão online da reunião, a reunião passa para a fase de formação do protocolo. Estando perfeitamente integrado com a plataforma Almexoft, o módulo de gestão de reuniões cria um protocolo sob a forma de cópia separada do processo de negócio (documento) com possibilidade de assinatura do protocolo através de assinatura digital eletrónica.

• 7

  Execução de decisões/medidas

  Destina-se a executar a lista correspondente de ações aprovadas. Ao mesmo tempo, podem ser realizadas medidas individuais tanto sob a forma de atribuições à etapa de execução do protocolo, como sob a forma de processos separados, gerados automaticamente como documentos subsidiários da ata da reunião.