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Caso da Empresa Tehenergo Service

Como otimizar os processos de negócios e implementar a gestão eletrônica de documentos, reduzindo em 80 o tempo de processamento

“TEHENERGOSERVICE 2014” LLP – é uma empresa que se dedica à manutenção operacional e operacional de subestações elétricas, linhas aéreas de classe de tensão de 35 kV e acima. Desde 2014, é líder na prestação de serviços técnicos, de manutenção e reparos, realiza reformas de equipamentos elétricos para linhas e subestações, transformadores de potência e suporte de engenharia para novas construções de instalações elétricas. É também o revendedor oficial da PJSC “Uralmashzavod”.

O desejo de manter uma posição de liderança no mercado e usar tecnologias avançadas para melhorar a qualidade de toda a empresa tornou-se o principal motivo para encontrar um sistema adequado para automatizar processos internos de negócios e gerenciamento eletrônico de documentos.

As tarefas importantes para a administração da empresa eram:

  • Registro correto de documentos de entrada/saída, minimizando a perda de documentos.
  • Reduzindo o tempo gasto com papelada (registro de contratos, aprovação, envio). Como os principais escritórios operacionais da empresa estão localizados em duas cidades diferentes (Nur Sultan e Karaganda), o ciclo completo de trabalho com o documento levou cerca de 10 dias úteis.
  • Armazenamento de documentos e gestão do processo de aprovação e execução de instruções para o documento.

Para otimizar os processos internos, melhorar a eficiência das tarefas e reduzir o tempo de trabalho com documentação, a direção da empresa decidiu introduzir um moderno sistema de automatização de processos de negócios e gestão eletrônica de documentos. Para implementar este projeto, vários produtos de software cazaques e estrangeiros foram analisados ​​e, com base em uma licitação, o produto de software AlmexECM com um módulo de automação de processos de negócios AlmexBPM integrado, um editor online e aplicativos móveis nativos foi selecionado. A implementação do sistema, análise e otimização dos processos de negócios atuais e configuração das cadeias de aprovação e execução de documentos foram realizados profissionalmente e no menor tempo possível pelos funcionários da Almexoft Cazaquistão.

A ampla funcionalidade do sistema possibilitou a implementação das seguintes tarefas:

  • Otimizar e harmonizar todos os processos de negócio da empresa relacionados com o trabalho de escritório;
  • Fornecer fluxo de documentos transparente, registro de documentos de entrada/saída, correspondência, documentação de pessoal;
  • Gerar os relatórios necessários: um relatório de registo de documentação de entrada/saída, um relatório de execução de tarefas e instruções;
  • Monitorar a disciplina executiva.

A implantação completa do sistema levou cerca de 8 meses e ocorreu em duas etapas. A primeira etapa durou 6 meses e consistiu na formação de templates, grupos de trabalho e montagem de processos. Durante a segunda etapa, os especialistas da Almexoft forneceram instruções detalhadas e treinamento sobre como administrar o sistema. Nossos colegas notam um alto nível de penetração do sistema, uma interface clara e simples da versão web e aplicativo móvel para Android e iOS. Além disso, graças à API aberta, a plataforma permite interagir com outros sistemas e serviços internos da empresa, o que possibilita a integração rápida e eficiente do AlmexECM em um único cenário de TI.

Os resultados mais indicativos da implementação do AlmexECM:

    • O tempo de processamento e aprovação de documentos, entrega aos destinatários foi reduzido em 80%;
    • As despesas gerais da empresa relacionadas com o envio de documentos (custos de impressão, serviços de correio) foram reduzidas em 10%;
    • Redução significativa da burocracia, o que resolveu o problema de perda de documentação;
    • Graças ao AlmexECM, o principal problema da empresa foi resolvido, relacionado com a longa cadeia de aprovação de documentos devido à localização dos escritórios de representação da empresa em diferentes cidades;
    • Garantir um alto nível de segurança dos dados corporativos graças a vários níveis de proteção;
    • Pesquisa eficiente e rápida de documentos eletrônicos em um único sistema dentro da estrutura de políticas baseadas em funções e regulamentos de segurança.

A cooperação com a Almexoft e a implementação do sistema de automação de processos de negócios e gerenciamento eletrônico de documentos AlmexECM possibilitou resolver os problemas decorrentes de crescimento e dimensionamento do negócio e implementar uma série de objetivos estratégicos da alta direção da TEHENERGOSERVICE.

A implementação do projeto influenciou na melhoria da eficiência tanto dos funcionários comuns como da gestão da empresa e na redução dos custos administrativos da empresa. Após o término do projeto, o serviço de suporte Almexoft consolidou-se como uma equipe de especialistas confiável, capaz de responder e resolver com eficiência e rapidez as solicitações emergentes. Automação de processos de negócios multifuncionais e gerenciamento eletrônico de documentos e seu impacto na eficiência dos negócios.

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