Casos de clientes
6 Agosto 2022
Caso da Empresa Tehenergo Service
Como otimizar os processos de negócios e implementar a gestão eletrônica de documentos, reduzindo em 80 o tempo de processamento
“TEHENERGOSERVICE 2014” LLP – é uma empresa que se dedica à manutenção operacional e operacional de subestações elétricas, linhas aéreas de classe de tensão de 35 kV e acima. Desde 2014, é líder na prestação de serviços técnicos, de manutenção e reparos, realiza reformas de equipamentos elétricos para linhas e subestações, transformadores de potência e suporte de engenharia para novas construções de instalações elétricas. É também o revendedor oficial da PJSC “Uralmashzavod”.
O desejo de manter uma posição de liderança no mercado e usar tecnologias avançadas para melhorar a qualidade de toda a empresa tornou-se o principal motivo para encontrar um sistema adequado para automatizar processos internos de negócios e gerenciamento eletrônico de documentos.
As tarefas importantes para a administração da empresa eram:
- Registro correto de documentos de entrada/saída, minimizando a perda de documentos.
- Reduzindo o tempo gasto com papelada (registro de contratos, aprovação, envio). Como os principais escritórios operacionais da empresa estão localizados em duas cidades diferentes (Nur Sultan e Karaganda), o ciclo completo de trabalho com o documento levou cerca de 10 dias úteis.
- Armazenamento de documentos e gestão do processo de aprovação e execução de instruções para o documento.
Para otimizar os processos internos, melhorar a eficiência das tarefas e reduzir o tempo de trabalho com documentação, a direção da empresa decidiu introduzir um moderno sistema de automatização de processos de negócios e gestão eletrônica de documentos. Para implementar este projeto, vários produtos de software cazaques e estrangeiros foram analisados e, com base em uma licitação, o produto de software AlmexECM com um módulo de automação de processos de negócios AlmexBPM integrado, um editor online e aplicativos móveis nativos foi selecionado. A implementação do sistema, análise e otimização dos processos de negócios atuais e configuração das cadeias de aprovação e execução de documentos foram realizados profissionalmente e no menor tempo possível pelos funcionários da Almexoft Cazaquistão.
A ampla funcionalidade do sistema possibilitou a implementação das seguintes tarefas:
- Otimizar e harmonizar todos os processos de negócio da empresa relacionados com o trabalho de escritório;
- Fornecer fluxo de documentos transparente, registro de documentos de entrada/saída, correspondência, documentação de pessoal;
- Gerar os relatórios necessários: um relatório de registo de documentação de entrada/saída, um relatório de execução de tarefas e instruções;
- Monitorar a disciplina executiva.
A implantação completa do sistema levou cerca de 8 meses e ocorreu em duas etapas.
A primeira etapa durou 6 meses e consistiu na formação de templates, grupos de trabalho e montagem de processos.
Durante a segunda etapa, os especialistas da Almexoft forneceram instruções detalhadas e treinamento sobre como administrar o sistema. Nossos colegas notam um alto nível de penetração do sistema, uma interface clara e simples da versão web e aplicativo móvel para Android e iOS. Além disso, graças à API aberta, a plataforma permite interagir com outros sistemas e serviços internos da empresa, o que possibilita a integração rápida e eficiente do AlmexECM em um único cenário de TI.
Os resultados mais indicativos da implementação do Almexoft:
- O tempo de processamento e aprovação de documentos, entrega aos destinatários foi reduzido em 80%;
- As despesas gerais da empresa relacionadas com o envio de documentos (custos de impressão, serviços de correio) foram reduzidas em 10%;
- Redução significativa da burocracia, o que resolveu o problema de perda de documentação;
- Graças ao Almexoft, o principal problema da empresa foi resolvido, relacionado com a longa cadeia de aprovação de documentos devido à localização dos escritórios de representação da empresa em diferentes cidades;
- Garantir um alto nível de segurança dos dados corporativos graças a vários níveis de proteção;
- Pesquisa eficiente e rápida de documentos eletrônicos em um único sistema dentro da estrutura de políticas baseadas em funções e regulamentos de segurança.
A cooperação com a Almexoft e a implementação do sistema de automação de processos de negócios e gerenciamento eletrônico de documentos AlmexECM possibilitou resolver os problemas decorrentes de crescimento e dimensionamento do negócio e implementar uma série de objetivos estratégicos da alta direção da TEHENERGOSERVICE.
A implementação do projeto influenciou na melhoria da eficiência tanto dos funcionários comuns como da gestão da empresa e na redução dos custos administrativos da empresa. Após o término do projeto, o serviço de suporte Almexoft consolidou-se como uma equipe de especialistas confiável, capaz de responder e resolver com eficiência e rapidez as solicitações emergentes. Automação de processos de negócios multifuncionais e gerenciamento eletrônico de documentos e seu impacto na eficiência dos negócios.