arrow

Studium przypadku «Techenergo service 2014»

Jak optymizować procesy biznesowe i wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, skróciwszy czas przetwarzania dokumentów o 80%.

Techenergoservice 2014 LLP to firma zajmująca się utrzymaniem ruchu i eksploatacji stacji elektroenergetycznych, napowietrznych linii elektroenergetycznych klasy napięcia 35 kV i wyższych. Od 2014 roku jest liderem w świadczeniu usług technicznych, konserwacyjno-remontowych, remontach urządzeń elektrycznych linii i podstacji, transformatorów energetycznych, wsparciu inżynieryjnym przy budowie nowych obiektów energetycznych. Jest również oficjalnym dealerem PJSC Uralmashzavod.

Chęć utrzymania wiodącej pozycji na rynku i wykorzystania zaawansowanych technologii do poprawy jakości całego przedsiębiorstwa była głównym powodem znalezienia odpowiedniego systemu automatyzacji wewnętrznych procesów biznesowych i elektronicznego zarządzania dokumentami.

Główne zadania stojące przed kierownictwem firmy to:

  • Prawidłowa rejestracja dokumentacji przychodzącej/wychodzącej, minimalizująca utratę dokumentów.
  • Redukcja czasu pracy na pracę biurową (rejestracja umów, akceptacja, wysyłanie). Ponieważ główne biura operacyjne firmy znajdują się w dwóch różnych miastach (Nur Sultan i Karaganda), pełny cykl pracy z dokumentem trwał około 10 dni roboczych.
  • Przechowywanie dokumentów i zarządzanie procesem zatwierdzania i wykonywania dyspozycji na dokumencie.

W celu optymalizacji procesów wewnętrznych, poprawy efektywności zadań oraz skrócenia czasu pracy z dokumentacją kierownictwo firmy zdecydowało się na wprowadzenie nowoczesnego systemu automatyzacji procesów biznesowych i elektronicznego zarządzania dokumentami. W celu realizacji tego projektu przeanalizowano szereg oprogramowania kazachskiego i zagranicznego i na podstawie przetargu wybrano oprogramowanie AlmexECM z wbudowanym modułem automatyzacji procesów biznesowych AlmexBPM, edytorem online oraz natywnymi aplikacjami mobilnymi. Wdrożenie systemu, analiza i optymalizacja bieżących procesów biznesowych oraz ustalenie łańcuchów akceptacji i realizacji dokumentów zostały przeprowadzone przez pracowników Almexoft Kazachstan w sposób wykwalifikowany i w możliwie najkrótszym czasie.

Rozbudowana funkcjonalność systemu umożliwiła realizację następujących zadań:

  • Optymalizuj i ujednolicaj wszystkie procesy biznesowe firmy związane z pracą biurową;
  • Zapewnij przejrzysty obieg dokumentów, ewidencję dokumentów przychodzących i wychodzących, korespondencję, dokumentację kadrową;
  • Wygeneruj niezbędne raporty: raport z ewidencji dokumentacji przychodzącej i wychodzącej, raport z realizacji zadań i instrukcji;
  • Nadzoruj dyscyplinę wykonawczą.

Pełne wdrożenie systemu zajęło około 8 miesięcy i odbyło się w dwóch etapach. Pierwszy etap trwał 6 miesięcy i składał się z tworzenia szablonów, grup roboczych i tworzenia procesów. W drugim etapie specjaliści Almexoft przeprowadzili szczegółowy briefing i szkolenie z administrowania systemem. Nasi koledzy zwracają uwagę na wysoki poziom penetracji systemu, przejrzysty i prosty interfejs wersji webowej oraz aplikacji mobilnej na Androida i iOS. Ponadto, dzięki otwartemu API, platforma pozwala na interakcję z innymi wewnętrznymi systemami i usługami firmy, co pozwala szybko i sprawnie zintegrować AlmexECM w jeden pejzaż IT.

Najważniejsze efekty wdrożenia AlmexECM:

    • 80% skrócenie czasu przetwarzania i zatwierdzania dokumentów, doręczenie jej adresatom;
    • 10% obniżka ogólnych kosztów wysyłki dokumenty (koszty druku, usługi kurierskie);
    • Znaczne ograniczenie obiegu papieru, co zadecydowało problem utraty dokumentacji;
    • Dzięki AlmexECM główny problem firmy został rozwiązany, związane z długim łańcuchem zatwierdzania dokumentów ze względu na lokalizacje przedstawicielstw firmy w różnych miastach;
    • Zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych firmowych dzięki kilku poziomom ochrony;
    • Sprawne i szybkie wyszukiwanie dokumentów elektronicznych w jednym system w ramach polityki opartej na rolach i przepisach bezpieczeństwa.

Współpraca z Almexoft i wdrożenie systemu automatyzacji procesów biznesowych i elektronicznego zarządzania dokumentami AlmexECM pozwoliło rozwiązać problemy rozwoju i skalowania biznesu oraz osiągnąć szereg celów strategicznych najwyższego kierownictwa Techenergoservice.

Realizacja projektu wpłynęła na poprawę efektywności zarówno zwykłych pracowników, jak i kierownictwa firmy oraz obniżenie kosztów administracyjnych firmy. Po zakończeniu projektu serwis wsparcia Almexoft stał się niezawodnym zespołem specjalistów, zdolnym do sprawnego i szybkiego reagowania i rozwiązywania pojawiających się zgłoszeń.

Używamy plików cookie, aby spersonalizować Twoje doświadczenia na naszej stronie internetowej. Kontynuując korzystanie z tej strony, zgadzasz się na naszą politykę politykę plików cookie.