Kejsy klientów
28 Kwiecień 2022
Sprawa Techenergoservis 2014
Jak zoptymalizować procesy biznesowe i wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, skracając czas przetwarzania dokumentów o 80%
„TECHENERGOSERVIS 2014” Sp. z oo jest spółką zajmującą się usługami eksploatacyjno-eksploatacyjnymi i remontowymi stacji elektroenergetycznych, napowietrznych linii elektroenergetycznych o napięciu 35 kV i wyższym. Od 2014 roku jest liderem w zakresie usług techniczno-utrzymaniowych, wykonuje remonty kapitalne urządzeń elektrycznych linii i podstacji, transformatorów mocy, wsparcie inżynieryjne przy nowej budowie obiektów energetycznych. Jest także oficjalnym sprzedawcą firmy Uralmashzavod PJSC.
Chęć utrzymania wiodącej pozycji na rynku i wykorzystania zaawansowanych technologii w celu poprawy jakości pracy całego przedsiębiorstwa stała się głównym powodem poszukiwań systemu automatyzacji wewnętrznych procesów biznesowych i elektronicznego zarządzania dokumentami.
Do najważniejszych zadań stojących przed zarządem spółki należało:
- Prawidłowa rejestracja dokumentacji przychodzącej/wychodzącej, minimalizująca utratę dokumentów.
- Skrócenie czasu pracy biura (rejestracja umów, koordynacja, wysyłka). Ponieważ główne biura operacyjne firmy znajdują się w dwóch różnych miastach (Nur-Sultan i Karaganda), pełny cykl pracy z dokumentem trwał około 10 dni roboczych.
- Przechowywanie dokumentów oraz zarządzanie procesem uzgadniania i wykonywania dyspozycji na dokumencie.
W celu optymalizacji procesów wewnętrznych, poprawy efektywności realizacji zadań oraz skrócenia czasu pracy z dokumentacją, kierownictwo firmy zdecydowało się na wdrożenie nowoczesnego systemu automatyzacji procesów biznesowych i elektronicznego obiegu dokumentów. Do realizacji tego projektu przeanalizowano szereg kazachskich i zagranicznych produktów programowych i na podstawie przetargu wybrano oprogramowanie Almexoft z wbudowanym modułem automatyzacji procesów biznesowych, edytorem online i natywnymi aplikacjami mobilnymi. Wdrożenie systemu, analiza i optymalizacja bieżących procesów biznesowych. Pracownicy Almexoft Kazakhstan umiejętnie i szybko tworzyli także łańcuchy koordynacji i realizacji dokumentów.
Elastyczna funkcjonalność systemu umożliwiła realizację następujących zadań:
- Optymalizuj i ujednolicaj wszystkie procesy biznesowe firmy związane z prowadzeniem dokumentacji.
- Zapewnij przejrzysty obieg dokumentów, rejestrację dokumentów przychodzących/wychodzących, korespondencji, dokumentacji kadrowej.
- Twórz niezbędne raporty: raport z rejestracji dokumentacji przychodzącej/wychodzącej, raport z realizacji zadań i zleceń.
- Kontroluj dyscyplinę wykonawczą.
Pełne wdrożenie systemu trwało około 8 miesięcy i odbyło się w dwóch etapach.
Pierwszy etap trwał 6 miesięcy i polegał na stworzeniu szablonów, grup roboczych i ustaleniu procesów.
W drugim etapie specjaliści Almexoft przeprowadzili szczegółowe instruktaże i szkolenia z zakresu administrowania systemem. Nasi koledzy zauważają wysoki poziom penetracji systemu, przejrzysty i prosty interfejs wersji webowej oraz aplikacji mobilnych na Androida i iOS. Ponadto, dzięki otwartemu API, platforma umożliwia interakcję z innymi wewnętrznymi systemami i usługami firmy, co umożliwia wysokiej jakości i szybką integrację platformy Almexoft z ujednoliconym krajobrazem IT firmy.
Najbardziej orientacyjne rezultaty wdrożenia platformy Almexoft:
- Czas przetwarzania, uzgadniania dokumentów i dostarczania ich do adresatów został skrócony o 80%.
- Całkowite koszty firmy związane z wysyłaniem dokumentów (koszty druku, usługi kurierskie) zostały obniżoneo 10%.
- Znaczące ograniczenie obiegu dokumentów papierowych, co rozwiązało problem utraty dokumentów.
- Dzięki platformie Almexoft rozwiązano główny problem firmy związany z długim łańcuchem koordynacji dokumentów wynikającym z lokalizacji biur firmy w różnych miastach.
- Zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych firmowych dzięki kilku poziomom ochrony.
- Efektywne i szybkie wyszukiwanie dokumentów elektronicznych w jednym systemie w ramach polityki ról i przepisów bezpieczeństwa.
Współpraca z firmą Almexoft oraz wprowadzenie systemu automatyzacji procesów biznesowych i elektronicznego obiegu dokumentów pozwoliły na rozwiązanie problemów pojawiających się w procesie rozwoju i skalowania biznesu. Realizacja szeregu celów strategicznych najwyższego kierownictwa firmy.
Realizacja projektu wpłynęła na poprawę efektywności pracy zarówno szeregowych pracowników, jak i kadry kierowniczej firmy oraz obniżyła koszty administracyjne spółki. Po zakończeniu projektu obsługa wsparcia Almexoft dała się poznać jako rzetelny zespół specjalistów, który wie, jak sprawnie i szybko reagować na pilne zgłoszenia.