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CASO Corporação “Detal Wagon Group”

Como implementar um sistema de gestão de processos de negócio em um mês e automatizar todo o fluxo de documentos.

A Corporação "Detalhe Wagon Group" é uma empresa em desenvolvimento dinâmico que é fornecedora de serviços para reparo de vagões especializados, venda de peças de reposição e componentes. Como participante da atividade econômica estrangeira, a Corporação conquistou seus clientes regulares e parceiros - grandes empresas industriais na Ucrânia e nos países da CEI.

“2018 tornou-se o ano da transformação global da Corporação. Devido à deterioração significativa do material circulante das empresas ferroviárias na Ucrânia, a empresa está aumentando constantemente o volume de trabalho e serviços prestados. As principais atividades da Corporação são a reparação de vagões e rodados. ”

Diretor Geral – Denis Sergeevich Korolev

A Detail Wagon Group Corporation inclui várias empresas em toda a Ucrânia: “Inter Wagon Trans”, “Ukrvagonmash”, “Remtransdor” e “First Wheel Repair Enterprise”. As empresas da Corporação estão localizadas no centro e no sul da Ucrânia, portanto, organizar processos rápidos e eficientes é uma tarefa de gestão fundamental que afeta diretamente a qualidade dos serviços prestados. Porque a empresa está focada principalmente na construção de relacionamentos de longo prazo e eficazes com seus clientes, rapidez, eficiência e impacto econômico são os principais princípios da organização.
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Dada a presença de uma grande base de clientes, altos padrões de qualidade, os principais desafios para a gestão são garantir a máxima velocidade de atendimento de pedidos, obter dados operacionais de campo e controle efetivo das atividades de todas as empresas do grupo.

A Corporação “The Detail Wagon Group” é a primeira e até agora a única empresa na Ucrânia que fornece serviços de terceirização industrial em termos de manutenção de material circulante, que hoje otimiza e automatiza efetivamente os processos internos para garantir a máxima velocidade e qualidade dos serviços. Além disso, a empresa planeja cobrir todo o pessoal o máximo possível, construindo, de fato, processos contínuos desde o escritório até o depósito de reparos. Todas essas decisões aproximam a empresa de seu objetivo principal – fortalecer sua posição no mercado de prestação de serviços de reparação de vagões e rodados, tanto para os monopolistas da indústria quanto para as médias empresas com material rodante próprio.

Do crescimento confiante à otimização de processos e uma abordagem processual à gestão de negócios:

Anteriormente, a Corporação se concentrava em otimizar os processos internos da empresa, fornecendo ao máximo ferramentas técnicas avançadas para monitorar o trabalho dos funcionários em campo e garantir condições de trabalho seguras e confortáveis. Tendo em conta a taxa de crescimento da empresa e o aumento do número de processos internos ao nível do processamento de documentos, encomendas, contratos, faturas e pedidos, a direção da empresa decidiu implementar um sistema de automatização de processos de negócio e gestão eletrónica de documentos.

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Processos integrados e comunicação instantânea tornaram-se uma área prioritária da transformação digital da empresa

Depois de estudar uma série de sistemas: sua funcionalidade, velocidade de customização e implementação, a possibilidade de auto customização de processos de negócios e formas de documentos e relatórios, bem como a análise em termos de custo de propriedade de um produto de software, decidiu-se implementar o sistema de automação de processos de negócios e gerenciamento eletrônico de documentos AlmexECM.

O que foi implementado e como:

O instrumento para a implementação da nova estratégia foi a introdução do sistema AlmexECM, que atualmente emprega funcionários da área comercial, de planejamento, e da área econômica, da contabilidade, além de gerentes de todos os níveis.

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PRAZO
1Mês para implementar o projeto
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EQUIPE
2Especialista em Implementação
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EFICIÊNCIA
3Processo automatizado no sistema
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RESULTADO
4Porcentagem - processamento de documentos mais rápido

O sistema tornou possível resolver as seguintes tarefas de negócios:

  • Gestão de pagamentos e faturas

    Controlar contratos, verificar os motivos de pagamento de faturas, conciliar rapidamente as faturas para pagamento são as principais tarefas necessárias para gerenciar um negócio, controlar os fluxos de caixa e garantir a produção e o serviço contínuos.

  • Gerenciamento de viagens

    Como as fábricas estão localizadas em toda a Ucrânia, os funcionários costumam viajar para áreas remotas das fábricas. A coordenação de viagens de negócios é rápida e conveniente, também graças à presença de um aplicativo móvel.

  • Gestão de processos internos

    A ineficácia de processos antigos em grandes empresas de manufatura geralmente é atribuída a complexas cadeias de decisão, dificuldade de acompanhar o andamento do processo entre departamentos e baixo engajamento dos funcionários. Graças à automação dos processos internos utilizando o editor avançado de BPM AlmexBPM, as aprovações na Corporação ocorrem dentro do prazo estipulado, apenas os funcionários responsáveis ​​por um processo específico participam delas, e a execução dos pedidos é realizada diretamente por campo funcionários com controle de tempo pela alta administração e possibilidade de escalação automática. Em caso de problemas.

Alto nível de penetração do sistema

Graças à interface intuitiva da versão web do sistema, bem como à presença de aplicativos móveis nativos, o gerenciamento da empresa para os principais gerentes e a execução de tarefas dentro do sistema para funcionários comuns é mais conveniente e rápido. Esse efeito é alcançado usando gráficos e diagramas informativos no painel do sistema, além de notificações push, bate-papo e uma interface fácil.

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