Implementação do Almexoft na ADM: Rapidez, Automação, Integração

A ADM (Archer Daniels Midland) é uma empresa internacional de agronegócios com sede em Chicago, EUA. Uma das líderes globais no processamento de produtos agrícolas e no fornecimento de ingredientes alimentares.

Ano de início do projeto

2021

Número de utilizadores

500+

Solicitação de negócios:

Mais de 500 colaboradores foram ligados ao sistema Almexoft, utilizando diariamente a plataforma para gestão de documentos, aprovação de pedidos e processamento de processos internos. Isto criou um ecossistema digital unificado entre departamentos — desde compras a RH.

Objetivos:

Automatize o ciclo de vida do contrato;

Reduzir os tempos de aprovação de documentos;

Implementar assinaturas eletrónicas juridicamente vinculativas;

Active a integração com o sistema Microsoft Dynamics AX ERP.

Soluções implementadas:

Como parte da primeira fase de implementação, foi introduzida uma série de componentes principais.

1. Fluxos de trabalho automatizados de aprovação de contratos:

• Foram criados modelos de aprovação flexíveis dependendo do tipo de contrato, valor ou contraparte;
• Foram implementadas aprovações paralelas e sequenciais para diferentes equipas;
• O controlo de versão e os registos de alterações foram habilitados.

2. Registo Centralizado de Contratos:

• Todos os contratos são armazenados num único ficheiro digital com controlos de acesso personalizáveis;
• Foram configuradas as categorias, tags, estado e opções de filtro (tipo, contraparte, data, titular, etc.);
• Foram implementados alertas de lembrete para expiração e renovação de contratos.

3. Integração de Assinatura Eletrónica:

• Foi integrado um módulo de assinatura eletrónica juridicamente vinculativo;
• A subscrição está disponível em qualquer dispositivo através da interface web;
• As cópias assinadas são automaticamente armazenadas no sistema.

4. Integração com o Microsoft Dynamics AX:

• Foi estabelecida a integração bidirecional com o ERP da empresa;
• Os dados do contrato (números, datas, valores, contrapartes) são transmitidos automaticamente do Almexoft para o
• Dynamics AX após a assinatura;
  Eliminada a necessidade de duplicação manual de dados entre sistemas.

Resultados alcançados:

Tempo de aprovação de contratos reduzido de dias para horas;

Transferência de dados totalmente automatizada para ERP sem intervenção manual;

Aumento da produtividade dos colaboradores através da eliminação de tarefas rotineiras;

Aumento da produtividade dos colaboradores através da eliminação de tarefas rotineiras;

Maior transparência e controlo sobre os processos contratuais.

Benefícios comerciais para a ADM

Um espaço digital único para a gestão de contratos;

Aprovação e execução de contratos mais rápidas;

Redução do risco de perda de documentos
ou erros;

Conformidade com as políticas internas e requisitos regulamentares.

A Almexoft continua a sua parceria com a ADM, fornecendo suporte técnico e escalabilidade de plataforma para processos adicionais.