Moduł zarządzania spotkaniami
Jest to dodatkowe oprogramowanie przeznaczone do szerokiego zakresu automatyzacji procesu obrad w organach kolegialnych spółki.
Dzięki wykorzystaniu wbudowanego w platformę Almexof edytora procesów biznesowych moduł pozwala na zbudowanie procesu organizacji spotkań online w taki sposób, aby w pełni odpowiadał potrzebom firmy.
Typowy proces może składać się z kilku opcjonalnych kroków:
-
1
Zbieranie pytań na spotkanie
Na tym etapie sprawy można przekazać albo bezpośrednio sekretarzowi w celu umieszczenia ich w porządku spotkania, albo w formie odrębnych dokumentów o własnej złożonej strukturze wstępnego opracowania, zatwierdzenia i dystrybucji.
-
2
Tworzenie porządku
Zaprojektowany, aby zautomatyzować rozkład spraw pomiędzy różnymi regularnymi spotkaniami jednego organu kolegialnego, wybierając najbardziej palące kwestie do rozpatrzenia wszystkich poruszanych kwestii. Na tym etapie można także doprecyzować skład uczestników danego posiedzenia organu kolegialnego, w tym krąg osób zaproszonych.
-
3
Głosowanie na porządek
Na tym etapie uczestnicy spotkania mają możliwość głosowania w wybranych kwestiach.
-
4
Przygotowanie projektów rozwiązań
Etap przeznaczony jest do tworzenia projektów decyzji dotyczących każdej kwestii porządku posiedzenia, a także możliwych środków.
-
5
Prowadzenie spotkania online
Etap ten realizowany jest z możliwością głosowania nad każdym indywidualnym zagadnieniem/poszczególną decyzją projektową lub w ogóle. System umożliwia odpowiedzialnemu użytkownikowi akceptację lub odrzucenie pytań bez rozpatrzenia, z obowiązkowym uwzględnieniem takich informacji w procesie spotkania. Równolegle z głosowaniem odpowiedzialni użytkownicy mogą tworzyć listę działań do wdrożenia.
-
6
Stworzenie protokołu
Po zakończeniu sesji on-line spotkania przechodzi się do etapu sporządzania protokołu. Moduł zarządzania spotkaniami, płynnie zintegrowany z platformą Almexoft, tworzy protokół w postaci odrębnej instancji procesu biznesowego (dokumentu) z możliwością podpisania protokołu za pomocą elektronicznego podpisu cyfrowego.
-
7
Wdrażanie decyzji/środków
Zaprojektowany do wykonywania odpowiedniej listy zatwierdzonych działań. W takim przypadku poszczególne czynności mogą być dokonywane zarówno w formie pełnomocnictwa na etapie sporządzania protokołu, jak i w formie odrębnych procesów, które generowane są automatycznie jako dokumenty podrzędne protokołów posiedzeń.
