arrow

Spotkania

Moduł automatyzacji spotkań i organów kolegialnych

Spotkania

Moduł „Spotkania”

Dodatkowy moduł przeznaczony do szerokiego zakresu automatyzacji procesu narad w kolegialnych organach firmy.

Dzięki wykorzystaniu wbudowanego w platformę Almexoft edytora procesów biznesowych, moduł pozwala na zbudowanie procesu organizacji spotkań online w taki sposób, aby w pełni odpowiadał potrzebom firmy.

Typowy proces może składać się z kilku opcjonalnych kroków:

1

Etap gromadzenia pytań na spotkanie.

W ramach tego etapu pytania mogą trafić bezpośrednio do sekretarza i zostać włączone do porządku posiedzenia (konferencji) lub jako osobne dokumenty z własną, złożoną strukturą formacji wstępnej, koordynacji i dystrybucji.

2

Etap tworzenia porządku posiedzenia

Zaprojektowany w celu zautomatyzowania podziału zagadnień między różnymi regularnymi spotkaniami jednego organu kolegialnego, wybór najistotniejszych zagadnień do rozpatrzenia spośród wszystkich poruszanych zagadnień. Na tym etapie można również określić skład uczestników danego posiedzenia organu kolegialnego, w tym krąg osób zaproszonych.

3

Etap głosowania nad porządkiem posiedzenia

W ramach tego etapu uczestnicy spotkania mają możliwość oddania głosu na wybrane kwestie z porządku posiedzenia.

4

Etap przygotowania projektów decyzji

Etap przeznaczony jest na tworzenie projektów decyzji dotyczących każdej ze spraw znajdujących się w porządku posiedzenia, a także ewentualnych wydarzeń.

5

Etap prowadzenia spotkania online

Ten etap jest realizowany z możliwością głosowania nad każdą pojedynczą kwestią / indywidualnym projektem decyzji lub w całości. System umożliwia odpowiedzialnemu użytkownikowi przyjmowanie lub odrzucanie pytań bez rozpatrzenia, z obowiązkowym wprowadzeniem takich informacji do procesu spotkania. Równolegle z głosowaniem odpowiedzialni użytkownicy mogą tworzyć listę działań do realizacji.

6

Etap tworzenia protokołu

Na zakończenie sesji online spotkanie zostaje przeniesione do etapu sporządzania protokołu. Dzięki płynnej integracji z platformą Almexoft moduł zarządzania spotkaniami tworzy protokół w postaci oddzielnego egzemplarza procesu biznesowego (dokumentu) z możliwością podpisania protokołu podpisem cyfrowym

7

Etap wykonania decyzji/czynności

Zaprojektowany do przeprowadzenia odpowiedniej listy zatwierdzonych działań. Jednocześnie poszczególne zdarzenia mogą być wykonywane zarówno w formie instrukcji etapu wykonania protokołu, jak i w formie oddzielnych procesów generowanych automatycznie jako dokumenty podrzędne protokołu z posiedzenia.

Używamy plików cookie, aby spersonalizować Twoje doświadczenia na naszej stronie internetowej. Kontynuując korzystanie z tej strony, zgadzasz się na naszą politykę politykę plików cookie.