Base de conhecimento

A Base de Conhecimento é um tipo de acesso não aos processos de negócio em si, mas à informação que contêm e que devem tornar-se conhecidas por uma vasta gama de utilizadores (em vez de direcionar a familiarização com um documento de utilizador ou grupo). Tem uma estrutura de pastas conveniente, semelhante a uma árvore.

O sistema Almexoft tem os seguintes tipos de acesso à informação:

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  Acesso direto aos casos de processos de negócio (documentos) quando o utilizador é o autor, responsável, executor de uma determinada fase ou especialmente familiarizado com o documento.

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  Acesso através de registos, quando um utilizador ou um grupo de utilizadores obtêm acesso a uma determinada seleção de documentos, e os critérios de seleção são concebidos para uma tarefa empresarial específica do cliente.

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  O acesso não é para os próprios processos de negócio, mas para as informações que contêm, que devem tornar-se conhecidas por uma vasta gama de utilizadores (por oposição ao acesso direto a um documento de utilizador ou grupo). Neste caso, o documento pode ser colocado numa ou em várias secções da base de conhecimento.

Ao mesmo tempo, é criada uma entidade separada – uma página da base de conhecimento, que revela apenas a parte da informação que estava disponível para o utilizador no momento da adição (o princípio da integridade de segurança é preservado).

Estas informações podem ser:

Breve conteúdo do documento.
Marcador (detentores) separados de campos.
Anexo de documento

Ao mesmo tempo, a informação relacionada com o processo de negócio (participantes, progresso da execução, chat, etc.) está escondida.

Tendo em conta a localização da informação na base de conhecimento, numa forma conveniente semelhante a uma árvore e a possibilidade de subscrever a atualização de uma determinada pasta (adicionar uma página), agora toda a documentação interna da empresa pode ser armazenada no meio da plataforma Almexoft.

O que adiciona à base de conhecimento depende das especificidades e das necessidades do cliente:

• Ordens
• Instruções de trabalho
• Exemplos de documentos
• Materiais educativos, etc.

A base de conhecimento tem uma abordagem de processo. Em primeiro lugar, é necessário construir um processo de negócio, por exemplo, uma ordem para nomear um substituto durante as férias. Depois de passar pelo seu modelo de ciclo de vida, podemos adicionar o documento à base de conhecimento.

O preenchimento da base de conhecimento com informação pode ser feito manualmente.

Um utilizador com funções apropriadas executa uma ação manual no documento – “adicionar à base de conhecimento” ou “retirar a partir da base de conhecimento”.

O principal é que, graças à “Base de Conhecimento” incorporada na plataforma, será mais fácil para os colaboradores aceder às informações gerais necessárias.