Baza wiedzy

Baza Wiedzy to rodzaj dostępu nie do samych procesów biznesowych, ale do informacji, które w nich zawierają, a które powinny stać się znane szerokiemu gronu użytkowników (a nie bezpośrednie zapoznawanie się z dokumentem użytkownika lub grupy). Ma wygodną strukturę folderów przypominającą drzewo.

W systemie Almexoft dostępne są następujące rodzaje dostępu do informacji:

• 

  Bezpośredni dostęp do instancji procesów biznesowych (dokumentów), gdy użytkownik jest autorem, osobą odpowiedzialną, wykonawcą danego etapu lub szczególnie zna dokument.

• 

  Dostęp poprzez rejestry, gdy użytkownik lub grupa użytkowników uzyskuje dostęp do określonego wyboru dokumentów, a kryteria wyboru są zaprojektowane pod konkretny problem biznesowy Klienta.

• 

  Dostęp nie dotyczy samych procesów biznesowych, ale zawartych w nich informacji, które powinny zostać udostępnione ogółowi użytkowników (a nie bezpośrednie przeglądanie dokumentu użytkownika lub grupy). W takim przypadku dokument można umieścić w jednej lub kilku sekcjach bazy wiedzy.

W takim przypadku tworzona jest odrębna jednostka – strona bazy wiedzy, ujawniająca jedynie tę część informacji, która była dostępna dla użytkownika w momencie dodania (zachowana jest zasada nienaruszalnego bezpieczeństwa).

Takimi informacjami mogą być:

• Krótka treść dokumentu.
• Oddzielne zakładki (uchwyty) pól.
• Załącznik dokumentu

Jednocześnie informacje związane z procesem biznesowym (uczestnicy, postęp, czat itp.) są ukryte.

Biorąc pod uwagę lokalizację informacji w bazie wiedzy, w wygodnej formie drzewa oraz możliwość subskrypcji aktualizacji konkretnego folderu (dodanie strony), od teraz cała wewnętrzna dokumentacja firmy może być przechowywana w ramach platformy Almexoft.

To, co dodasz do bazy wiedzy, zależy od specyfiki i potrzeb Klienta:

• Święcenia
• Opisy stanowisk
• Przykładowe dokumenty
• Materiały edukacyjne itp.

Baza wiedzy ma podejście procesowe. Przede wszystkim konieczne jest zbudowanie procesu biznesowego, na przykład polecenie powołania zastępcy na czas wakacji. Po przejrzeniu naszego szablonu cyklu życia możemy dodać dokument do bazy wiedzy.

Wypełnianie bazy wiedzy informacjami może odbywać się ręcznie.

Użytkownik z rolą odpowiedzi wykonuje ręczną akcję na dokumencie – „dodaj do bazy wiedzy” lub „usuń z bazy wiedzy”.

Najważniejsze, że dzięki wbudowanej w platformę „Bazie Wiedzy” pracownikom łatwiej będzie uzyskać dostęp do niezbędnych informacji ogólnych.