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25 Março 2025
O que é a circulação eletrónica de documentos e o sistema de circulação eletrónica de documentos?
Um Sistema de Gestão Eletrónica de Documentos é uma solução de software que automatiza os processos de criação, processamento, armazenamento e gestão de documentos em formato eletrónico. Substitui a gestão tradicional de documentos em papel, aumentando a eficiência, a rapidez e a segurança no manuseamento de documentação.
Tipos de sistemas de gestão eletrónica de documentos e EDMS
A gestão eletrónica de documentos pode ser classificada com base em vários critérios:
-
Por nível de acesso
Interno – utilizado dentro de uma organização. Externo – aplicado para troca de documentos entre empresas, instituições governamentais, etc.
-
Por tipo de gestão
Centralized – management is performed from a single control center.
Decentralized – multiple independent document exchange nodes operate. -
By processing method
Centralizado – a gestão é realizada a partir de um único centro de controlo.
Descentralizado – operam vários nós independentes de troca de documentos.
Vantagens e funções dos sistemas de gestão eletrónica de documentos
Principais vantagens do EDMS:
- Tempo de processamento de documentos reduzido.
- Custos mais baixos de impressão, papel e armazenamento de ficheiros.
- Melhor controlo de execução de tarefas.
- Maior segurança da informação.
Funções do EDMS
- Criação, registo e armazenamento de documentos.
- Automatização de aprovação e assinatura de documentos.
- Controlo de prazo para conclusão de tarefas.
- Integração com outros sistemas de informação.
Critérios para escolher um sistema de gestão eletrónica de documentos
Ao selecionar um EDMS, considere o seguinte:
-
Escalabilidade e adaptabilidade às necessidades da empresa.
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Ease of integration with existing IT systems.
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Facilidade de integração com os sistemas informáticos existentes.
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Flexibilidade de personalização.
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Disponibilidade de suporte técnico e atualizações.
Considerações legais para a implementação da gestão eletrónica de documentos
- Utilização de assinaturas eletrónicas para verificar a autenticidade de documentos.
- Conformidade com as leis de proteção e armazenamento de dados.
- Arquivamento e validade jurídica de documentos eletrónicos.
- Regulamentos de acesso para informação confidencial.
Desafios na implementação da gestão eletrónica de documentos
- Resistência à mudança e necessidade de formação dos colaboradores.
- Integração com outros processos de negócio e sistemas de TI.
- Armazenamento fiável de documentos e acessibilidade de arquivo.
- Escolha de um modelo de licenciamento e suporte técnico ideais.
Etapas da implementação de um sistema de gestão eletrónica de documentos
Análise dos processos de negócio atuais e das necessidades da empresa.
Selecção e teste de um EDMS apropriado.
Integração com outros sistemas da empresa.
Formação de colaboradores e desenvolvimento de regulamentos internos.
Lançamento piloto e ajustes necessários.
Implementação completa e suporte técnico.
Exemplos de sistemas de gestão eletrónica de documentos
Existem muitas soluções para a automatização da gestão de documentos, incluindo:
Almexoft – uma plataforma para a gestão de processos de negócio e documentos.
DocuWare – uma solução baseada na cloud para gestão de documentos e arquivo digital.
M-Files – um sistema de gestão de documentos com tecnologia de IA.
Microsoft SharePoint – um portal empresarial com funcionalidade de gestão de documentos.
O EDMS ajuda as empresas a otimizar processos, reduzir custos e aumentar a eficiência da gestão documental. Um sistema bem escolhido e implementado minimiza os riscos e maximiza os benefícios da transformação digital.
