arrow

WERSJA DEMO

Wiadomości / Blog / Czym jest elektroniczny obieg dokumentów i system elektronicznego obiegu dokumentów

25 Marzec 2025

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów i system elektronicznego obiegu dokumentów

System elektronicznego obiegu dokumentów to kompleks oprogramowania, który umożliwia automatyzację procesów tworzenia, przetwarzania, przechowywania i zarządzania dokumentami w formacie elektronicznym. Zastępuje on tradycyjny papierowy obieg dokumentów, zwiększając efektywność, szybkość i bezpieczeństwo pracy z dokumentacją.

Rodzaje Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Systemów EZD

Elektroniczny obieg dokumentów można sklasyfikować według kilku kryteriów:

  • Ze względu na poziom dostępu

    Wewnętrzny – używany w ramach jednej organizacji. Zewnętrzny – stosowany do wymiany dokumentów między firmami, instytucjami państwowymi itp.

  • Ze względu na sposób zarządzania

    Scentralizowany – zarządzanie odbywa się z jednego centrum sterowania.
    Zdecentralizowany – działa wiele niezależnych węzłów wymiany dokumentów.

  • Ze względu na sposób przetwarzania

    Ręczny – wykorzystanie elektronicznych kopii dokumentów. Zautomatyzowany – pełna cyfryzacja procesów.

Zalety i funkcje systemów elektronicznego obiegu dokumentów

Główne zalety EZD:

  • Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów.
  • Obniżenie kosztów druku, papieru i archiwizacji.
  • Poprawa kontroli realizacji zadań.
  • Zwiększone bezpieczeństwo informacji.

Funkcje EZD:

  • Tworzenie, rejestracja i przechowywanie dokumentów.
  • Automatyzacja zatwierdzania i podpisywania dokumentów.
  • Kontrola terminów realizacji zadań.
  • Integracja z innymi systemami informatycznymi.

Kryteria wyboru systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Podczas wyboru EZD warto zwrócić uwagę na:

  • Skalowalność i możliwość dostosowania do potrzeb firmy.

  • Łatwość integracji z istniejącymi systemami IT.

  • Zgodność z wymaganiami prawnymi.

  • Elastyczność konfiguracji i możliwość dostosowania. flexibility.

  • Dostępność wsparcia technicznego i aktualizacji.

Aspekty prawne wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów

  • Wykorzystanie podpisu elektronicznego do potwierdzania autentyczności dokumentów.
  • Przestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania i ochrony danych osobowych.
  • Archiwizacja i legalność dokumentów elektronicznych.
  • Regulacje dotyczące dostępu do informacji poufnych.

Wyzwania związane z wdrażaniem elektronicznego obiegu dokumentów

  • Opór pracowników przed zmianami i potrzeba szkolenia personelu.
  • Integracja z innymi procesami biznesowymi i systemami IT.
  • Zapewnienie niezawodnego przechowywania i dostępu do archiwum dokumentów.
  • Wybór optymalnego modelu licencjonowania i wsparcia technicznego.

Etapy wdrażania systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi

1

Analiza obecnych procesów biznesowych i potrzeb firmy.

2

Wybór i testowanie odpowiedniego EZD.

3

Integracja z innymi systemami firmy.

4

Szkolenie personelu i tworzenie wewnętrznych regulacji.

5

Testowe uruchomienie i wprowadzenie niezbędnych korekt.

6

Pełne wdrożenie i wsparcie techniczne.

Przykłady systemów elektronicznego obiegu dokumentów

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań do automatyzacji obiegu dokumentów, w tym:

logo

Almexoft – platforma do zarządzania procesami biznesowymi i dokumentami.

logo

DocuWare – rozwiązanie chmurowe do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji.

logo

M-Files – system oparty na sztucznej inteligencji do automatyzacji obiegu dokumentów.

logo

Microsoft SharePoint – portal korporacyjny z funkcją elektronicznego obiegu dokumentów.

EZD pomaga firmom optymalizować procesy, redukować koszty i zwiększać efektywność pracy z dokumentami. Odpowiedni wybór i wdrożenie systemu pozwoli uniknąć ryzyka i w pełni wykorzystać korzyści transformacji cyfrowej.

close icon
arrow
arrow

Używamy plików cookie, aby spersonalizować Twoje doświadczenia na naszej stronie internetowej. Kontynuując korzystanie z tej strony, zgadzasz się na naszą politykę politykę plików cookie.