
Blog
25 Marzec 2025
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów i system elektronicznego obiegu dokumentów
System elektronicznego obiegu dokumentów to kompleks oprogramowania, który umożliwia automatyzację procesów tworzenia, przetwarzania, przechowywania i zarządzania dokumentami w formacie elektronicznym. Zastępuje on tradycyjny papierowy obieg dokumentów, zwiększając efektywność, szybkość i bezpieczeństwo pracy z dokumentacją.
Rodzaje Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Systemów EZD
Elektroniczny obieg dokumentów można sklasyfikować według kilku kryteriów:
-
Ze względu na poziom dostępu
Wewnętrzny – używany w ramach jednej organizacji. Zewnętrzny – stosowany do wymiany dokumentów między firmami, instytucjami państwowymi itp.
-
Ze względu na sposób zarządzania
Scentralizowany – zarządzanie odbywa się z jednego centrum sterowania.
Zdecentralizowany – działa wiele niezależnych węzłów wymiany dokumentów. -
Ze względu na sposób przetwarzania
Ręczny – wykorzystanie elektronicznych kopii dokumentów. Zautomatyzowany – pełna cyfryzacja procesów.
Zalety i funkcje systemów elektronicznego obiegu dokumentów
Główne zalety EZD:
- Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów.
- Obniżenie kosztów druku, papieru i archiwizacji.
- Poprawa kontroli realizacji zadań.
- Zwiększone bezpieczeństwo informacji.

Funkcje EZD:
- Tworzenie, rejestracja i przechowywanie dokumentów.
- Automatyzacja zatwierdzania i podpisywania dokumentów.
- Kontrola terminów realizacji zadań.
- Integracja z innymi systemami informatycznymi.
Kryteria wyboru systemu elektronicznego obiegu dokumentów
Podczas wyboru EZD warto zwrócić uwagę na:
-
Skalowalność i możliwość dostosowania do potrzeb firmy.
-
Łatwość integracji z istniejącymi systemami IT.
-
Zgodność z wymaganiami prawnymi.
-
Elastyczność konfiguracji i możliwość dostosowania. flexibility.
-
Dostępność wsparcia technicznego i aktualizacji.

Aspekty prawne wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów
- Wykorzystanie podpisu elektronicznego do potwierdzania autentyczności dokumentów.
- Przestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania i ochrony danych osobowych.
- Archiwizacja i legalność dokumentów elektronicznych.
- Regulacje dotyczące dostępu do informacji poufnych.
Wyzwania związane z wdrażaniem elektronicznego obiegu dokumentów
- Opór pracowników przed zmianami i potrzeba szkolenia personelu.
- Integracja z innymi procesami biznesowymi i systemami IT.
- Zapewnienie niezawodnego przechowywania i dostępu do archiwum dokumentów.
- Wybór optymalnego modelu licencjonowania i wsparcia technicznego.
Etapy wdrażania systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi
Analiza obecnych procesów biznesowych i potrzeb firmy.
Wybór i testowanie odpowiedniego EZD.
Integracja z innymi systemami firmy.
Szkolenie personelu i tworzenie wewnętrznych regulacji.
Testowe uruchomienie i wprowadzenie niezbędnych korekt.
Pełne wdrożenie i wsparcie techniczne.
Przykłady systemów elektronicznego obiegu dokumentów
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań do automatyzacji obiegu dokumentów, w tym:
Almexoft – platforma do zarządzania procesami biznesowymi i dokumentami.
DocuWare – rozwiązanie chmurowe do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji.
M-Files – system oparty na sztucznej inteligencji do automatyzacji obiegu dokumentów.
Microsoft SharePoint – portal korporacyjny z funkcją elektronicznego obiegu dokumentów.
EZD pomaga firmom optymalizować procesy, redukować koszty i zwiększać efektywność pracy z dokumentami. Odpowiedni wybór i wdrożenie systemu pozwoli uniknąć ryzyka i w pełni wykorzystać korzyści transformacji cyfrowej.