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Caso Moneyveo

Automação de processos de negócios multifuncionais e fluxo de trabalho próprio e seu impacto no desempenho do negócio

Moneyveo é um serviço que ajuda os ucranianos a resolver seus problemas financeiros aqui e agora. Nosso objetivo é fornecer serviços inovadores que ajudem as pessoas. A Moneyveo ocupa uma posição de liderança no mercado de empréstimos online ucraniano e é um dos players promissores no setor de fintech.

A primeira posição no mercado exige muita atenção aos negócios e melhoria contínua. Isso só pode ser realizado através do desenvolvimento de uma abordagem de processo para a gestão. É no âmbito desta tarefa que identificamos um dos objetivos – a implementação do sistema ВРМ

Sergey Sinchenko - Diretor de Operações

Maio de 2020 fez exatamente um ano desde o lançamento do projeto de seleção e implementação de um sistema BPM. Durante este tempo, conseguimos sentir a sua influência na eficiência dos processos de negócio e, consequentemente, nos negócios. Como fizemos e continuamos a fazer:

1. Escolha o objetivo principal e os requisitos do sistema

A questão da mudança para um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em nossa empresa estava no plano da otimização dos processos de negócios multifuncionais. Nós nos esforçamos para garantir a transparência dos processos de negócios da empresa, torná-los o mais flexíveis possível e aumentar sua eficiência.

Nesse sentido, os critérios para a escolha de um sistema foram:

  • Simplicidade e flexibilidade na configuração dos processos de negócio. – A configuração das rotas dos processos de negócios pode ser realizada por um empresário, sem a necessidade de conectar totalmente o recurso de especialistas estreitos do desenvolvimento; – a configuração deve estar pronta para mudança, sem a necessidade de redirecionar o processo de negócios desde o início.
  • Funcionalidade. O sistema deve ser dotado de uma ampla gama de funções para configurar os processos de negócio (paralelismo/sequência de etapas, possibilidade de melhorias, possibilidade de atribuições e delegação, e muitas outras que são importantes para nós).
  • Personalização e capacidade de implementar integrações com outros sistemas complexos de TI. Como parte da automação dos processos de negócios, incluímos a necessidade de integração do sistema com outras plataformas, portanto, precisamos de um sistema com API aberta.
  • Interface de usuário amigável O sistema deve ser compreensível e fácil de usar, os processos de negócios de absolutamente qualquer direção devem se encaixar bem na interface para garantir a universalidade e a troca rápida do usuário de um processo de negócios para outro.
  • Disponibilidade de um aplicativo móvel. Ofereça aos participantes do processo de negócios a oportunidade de tomar decisões, assinar documentos, tendo apenas um celular em mãos.

A Almexoft com o sistema AlmexECM foi escolhida como parceira para o nosso negócio, pois atendeu aos requisitos e critérios de seleção.

2. Desenvolveu e aplicou uma abordagem iterativa para implementação de sistemas e novos processos de negócios

A implementação iterativa do sistema na Moneyveo levou 3 meses. Para este período:

  • O sistema é implantado e integrado ao nosso Active Directory;
  • Administradores de sistema treinados dentro de nossa empresa;
  • O primeiro processo de negócios no sistema (consistindo em vários subprocessos) é automatizado;
  • Os funcionários que fazem parte do primeiro processo de negócios automatizado são conectados para trabalhar no sistema.

Fazemos nossa automação subsequente da mesma forma – iterativamente, o que nos permite ajustar o vetor de automação, se necessário, fazer melhorias com menos recursos e iniciar processos rapidamente.

No momento, temos processos de negócios automatizados para processar correspondências recebidas, concordar com pagamentos, documentos regulatórios e vários outros. Conectamos novos processos de negócios ao sistema todos os meses.

3. Automatize os processos de negócios, mantendo o foco no resultado

«Se você quer estar na moda e ocupar o primeiro lugar no mercado, é muito importante conhecer o seu plano de ação no caminho da melhoria. E melhorias são impossíveis sem analisar o quadro atual. Desempenho e relatórios – o caminho para a máxima eficiência»

Romana Timoshchuk – Gerente de Projetos

  • Modele as rotas dos processos de negócios da maneira mais otimizada possível, adicionando etapas realizadas pelo sistema com base nos parâmetros de entrada no início / durante os processos de negócios.
  • No início da automação, estabelecemos indicadores que serão avaliados no âmbito do processo de negócio.
  • Conecte relatórios analíticos que permitem que você tome decisões rapidamente sobre a necessidade de fazer alterações, melhorias nos processos de negócios.

Agora temos uma ferramenta que nos ajuda a ver a eficácia dos processos de negócios multifuncionais e entender quais aspectos devem ser influenciados para melhorá-los. E esta é a nossa principal tarefa no caminho da melhoria contínua.

Nosso plano é criar um grande ecossistema de processos, a ferramenta para isso é o produto AlmexECM.

Tendo implementado o sistema AlmexECM para otimizar os processos de negócio e gestão eletrónica de documentos, na Moneyveo estamos a desenvolver uma abordagem de gestão por processos.

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