Kejsy klientów
28 Kwiecień 2022
Studium przypadku Moneyveo
Automatyzacja wielofunkcyjnych procesów biznesowych i zarządzanie dokumentami elektronicznymi. Jego wpływ na wyniki biznesowe.
Moneyveo to serwis, dzięki któremu Ukraińcy rozwiązują swoje problemy finansowe tu i teraz.
Naszym celem jest dostarczanie innowacyjnych usług, które pomagają ludziom.
Moneyveo zajmuje najlepszą pozycję na ukraińskim rynku pożyczek online i jest jednym z obiecujących graczy w sektorze fintech.
Pierwsza pozycja na rynku wymaga bacznej uwagi na biznes i ciągłego doskonalenia. Można to osiągnąć jedynie poprzez opracowanie podejścia procesowego w zarządzaniu. To właśnie w ramach tego zadania określiliśmy jeden z celów – wprowadzenie systemu BPM
W maju 2020 roku minął dokładnie rok od uruchomienia projektu doboru i wdrożenia systemu BPM. W tym czasie udało nam się odczuć jego wpływ na efektywność procesów biznesowych, a co za tym idzie na biznes. Jak to zrobiliśmy i nadal to robimy:
1. Określono główny cel i wymagania dla systemu
Kwestia przejścia na elektroniczny system zarządzania dokumentami w naszej firmie leżała w płaszczyźnie optymalizacji międzyfunkcyjnych procesów biznesowych. Dążymy do zapewnienia przejrzystości procesów biznesowych firmy, uelastycznienia ich i zwiększania ich efektywności.
W związku z tym kryteriami wyboru systemu były:
Prostota i elastyczność tworzenia procesów biznesowych.
- Tworzenie ścieżek procesów biznesowych może być realizowane przez właściciela firmy, bez konieczności pełnego łączenia zasobów wąskich specjalistów z działu rozwoju;
- Oprawa powinna być gotowa na zmiany, bez konieczności przebudowywania trasy procesu biznesowego od samego początku.
Funkcjonalność
System powinien być wyposażony w wiele funkcji do konfiguracji procesów biznesowych (równoległość/sekwencja etapów, możliwość usprawnień, możliwość instrukcji i delegacji oraz wiele innych, które są dla nas ważne).
Dostosowanie i możliwość wdrożenia integracji z innymi złożonymi systemami informatycznymi
W ramach automatyzacji procesów biznesowych stawiamy potrzebę integracji systemu z innymi platformami, dlatego potrzebujemy systemu z otwartym API.
Przyjazny interfejs użytkownika
System powinien być zrozumiały i wygodny dla użytkowników, procesy biznesowe o dowolnym kierunku powinny dobrze pasować do interfejsu, aby zapewnić wszechstronność i szybkie przełączanie użytkowników z jednego procesu biznesowego na drugi.
Dostępność aplikacji mobilnej
Daje uczestnikom procesów biznesowych możliwość podejmowania decyzji, podpisywania dokumentów, mając pod ręką tylko telefon komórkowy.
Firma Almexoft z systemem AlmexECM została wybrana na partnera dla naszego biznesu, ponieważ spełniła wymagania i kryteria wyboru.
2. Opracowali i zastosowali iteracyjne podejście do wdrożenia systemu i nowych procesów biznesowych
Iteracyjne wdrożenie systemu w Moneyveo zajęło 3 miesiące.
W tym okresie:
- system jest wdrożony i zintegrowany z naszym Active Directory;
- przeszkoleni administratorzy systemów w naszej firmie;
- zautomatyzował pierwszy proces biznesowy w systemie (składający się z szeregu podprocesów);
- pracownicy, którzy są uczestnikami pierwszego zautomatyzowanego procesu biznesowego, są podłączeni do pracy w systemie.
Kolejne automatyzacje wykonujemy w ten sam sposób – iteracyjnie, co pozwala w razie potrzeby dostosować wektor automatyzacji, wprowadzać ulepszenia przy mniejszych zasobach i szybko uruchamiać procesy.
W tej chwili zautomatyzowaliśmy procesy biznesowe do obsługi korespondencji przychodzącej, koordynowania płatności, dokumentacji regulacyjnej i wielu innych. Co miesiąc podłączamy do systemu nowe procesy biznesowe”
3. Automatyzujemy procesy biznesowe, skupiając się na wyniku
«ЯJeśli chcesz być na czasie i zająć pierwsze miejsce na rynku, bardzo ważne jest poznanie swojego planu działania na drodze do poprawy. A ulepszenia są niemożliwe bez analizy obecnego obrazu. Metryki i raportowanie – droga do maksymalnej wydajności»
- Możliwie optymalnie modelujemy trasy procesów biznesowych, dodając kroki, które system wykonuje na podstawie parametrów wejściowych na starcie / podczas procesów biznesowych.
- Na początku automatyzacji ustalamy wskaźniki, które będą oceniane w ramach procesu biznesowego.
- Łączymy raporty analityczne, które pozwalają szybko podejmować decyzje o konieczności wprowadzenia zmian i usprawnień procesów biznesowych.
Teraz mamy narzędzie, które pomaga nam zobaczyć skuteczność międzyfunkcyjnych procesów biznesowych i zrozumieć, na które aspekty należy wpłynąć, aby ją ulepszyć. I to jest nasze główne zadanie na drodze do ciągłego doskonalenia.
Naszym planem jest stworzenie dużego ekosystemu procesowego, narzędziem do tego jest produkt AlmexECM.
Wdrażając system optymalizacji procesów biznesowych AlmexECM i elektroniczny system zarządzania dokumentami, w Moneyveo kultywujemy podejście procesowe w zarządzaniu.