Przegląd firmy Activitis
We wrześniu 2022 roku zarząd podjął decyzję o wdrożeniu platformy do automatyzacji procesów biznesowych i elektronicznego zarządzania dokumentami, po czym rozpoczęło się aktywne poszukiwanie, analiza i selekcja systemów zarówno na rynku krajowym, jak i za granicą. Zgodnie z wynikami elektronicznego zarządzania dokumentami Almexoft, składającego się z dwóch głównych modułów oprogramowania: AlmexECM i AlmexBPM.
System umożliwił realizację następujących zadań:
- Skróć czas przetwarzania dokumentów i generowania raportów;
- Całkowite przejście wewnętrznego obiegu dokumentów na format elektroniczny;
- Optymalizacja wewnętrznych procesów biznesowych;
- System ukierunkowany na pracę w ramach procesów biznesowych i zarządzania dokumentami;
- Gotowość systemu do konfigurowania skomplikowanych tras, koordynacja z dużą liczbą gałęzi ruchu procesów/dokumentów w zależności od warunków początkowych;
- Elastyczność wyznaczania tras przez właścicieli firm bez angażowania wąskich specjalistów ds. rozwoju;
- Gotowość systemu do integracji;
- Dostępność aplikacji mobilnej na iOS i Android.
Już w 2023 roku, w niecałe 4 miesiące, platforma została oddana do użytku. Po uruchomieniu automatyzacji uzyskaliśmy szybkie wyniki i dostrzegliśmy możliwości automatyzacji.
W wyniku projektu wdrożenia platformy Almexoft udało się osiągnąć następujące kluczowe rezultaty:
- Utworzono jednolitą przestrzeń informacyjną;
- Dostosowany elektroniczny obieg dokumentów: dokumenty wewnętrzne, umowy, zamówienia, notatki służbowe, notatki w sprawach kadrowych, wewnętrzne dokumenty regulacyjne;
- Dostosowano 20 procesów biznesowych;
- Dostosowane formularze raportowania;
- W systemie uruchomiono szereg procesów biznesowych (m.in.: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, podpisywanie zamówień, zatwierdzanie dokumentów regulacyjnych i inne);
- Poprawione raportowanie dla wybranych procesów biznesowych;
- Na nasz użytek został skonfigurowany moduł EDS oraz wprowadzono do systemu EDS sygnatariuszy, z którymi podpisujemy dokumenty.
Na tym etapie skalujemy system do innych procesów biznesowych i podłączamy pozostałych użytkowników do systemu dla nowych procesów biznesowych. Na uwagę zasługuje wysoki poziom profesjonalizmu zespołu wdrożeniowego Almexoft, odpowiednio skonstruowany proces wdrożeniowy oraz pełna zgodność funkcjonalności platiorma.
Łącząc platformę Almexoft, sprawiliśmy, że procesy są bardziej przejrzyste i kontrolowane.
