Dlaczego firmy zmieniają EDMS?

25 października 2019 r. zespół ukraińskiego biura Almexoft wziął udział w forum „#Businesssecuritypaper”, którego organizatorem była Liga Zakon.

W ramach wydarzenia zorganizowana została platforma wymiany doświadczeń pomiędzy przedstawicielami dużych przedsiębiorstw i dostawcami rozwiązań IT w zakresie automatyzacji procesów biznesowych, istotnego prawnie zarządzania dokumentami elektronicznymi, narzędzi SaaS oraz usług, które przyspieszają rozwój biznesu, optymalizują koszty i czas na wsparcie funkcji administracyjnych firm.

Rzeczywiście, wybór nowego oprogramowania przez duże przedsiębiorstwo jest raczej powolnym procesem, w którym ponad 50% pracy wykonuje się na etapie analizy wymagań wstępnych. Wynika to z głównych wyzwań współczesnego świata – wysokiego stopnia automatyzacji oraz szybkiego dostosowywania procesów i systemów do potrzeb klientów i rynku. W związku z tym technologie wykorzystywane przy tworzeniu oprogramowania muszą zapewniać wysoką stabilność, gwarantowaną ciągłość w długim okresie czasu, skalowalność oraz, co najważniejsze, powtarzalność i przenośność infrastruktury.

• 

  Aleksander Soczka

  Menedżer ds. Rozwoju Rynkowego

• 

  Nikita Wasiliew

  Główny inżynier

• 

  Igor Prichodko

  Dyrektor Generalny

• 

  Andriej Koktasz

  Menedżer produktu

Ten temat jest niezwykle istotny dla nowoczesnych firm ukraińskich. Według statystyk zebranych przez dział sprzedaży naszej firmy, 57% firm, które zgłosiły się do Almexoft, planuje projekt wprowadzenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami lub systemu BPM, mając już zakupione lub wdrożone oprogramowanie do tych zadań. Oznacza to, że ponad połowa projektów nie powiodła się! Nasi eksperci przeanalizowali główne powody, dla których firmy są zmuszone do wymiany już wdrożonych systemów elektronicznego zarządzania dokumentami:

• Niska wydajność i zawieszanie się systemu;
• Przestarzały interfejs, brak dostępu do sieci i urządzeń mobilnych;
• Ograniczone opcje dostosowywania;
• Wysoki koszt posiadania oprogramowania;
• Problemy z integracją i udoskonaleniem systemu.

Konsekwencje takich projektów dla biznesu są zawsze niezwykle bolesne. Nieefektywnie wydany budżet uniemożliwia firmie rozwój IT i uruchamianie nowych projektów w obawie przed powtórzeniem nieudanego projektu. W efekcie biznes powiększa swoją lukę technologiczną, pracownicy są mniej wydajni niż mogliby być, a przewaga konkurencyjna w stosunku do firm technologicznych spada. A proces wspierania nieudanej decyzji pochłania wszystkie zasoby i tak naprawdę po prostu nie ma czasu na prawdziwą cyfrową transformację firmy.

Jednocześnie niezaprzeczalny pozostaje fakt, że elektroniczny system zarządzania dokumentami, a także system zarządzania procesami biznesowymi jest nieodzownym elementem sukcesu nowoczesnej firmy. My w Almexoft nalegamy, aby EDMS z pewnością był zbudowany w oparciu o platformę BPM, tego typu systemy można ściśle ze sobą integrować, zamykając tym samym zadania dla wszystkich procesów zarządzania firmą i zapewniając jej życie (oba bezpośrednio dokumentują procesy zarządzania i inne procesy pomocnicze). Takie projekty automatyzacji naprawdę przenoszą biznes na wyższy poziom rozwoju, wspierają jego rozwój i czynią go cyfrowym.

Igor doradził, na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu automatyzacji przepływu pracy:

• W zakresie zapewnienia niezawodności systemu i wysokiej wydajności:

  — Nowoczesne technologie i metodyki rozwoju;
  — Obecność ORM (technologia programowania, która umożliwia korzystanie z różnych baz danych dla tego samego oprogramowania) – pomoże zaoszczędzić pieniądze wybierając bazę danych, która jest niezbędna dla Twojej organizacji;
  — Możliwość jednoczesnej pracy z różnymi typami magazynów plików.

• W zakresie dostosowywania rozwiązanie dowolnych zadań powinno być możliwe bez zaangażowania zewnętrznego zasobu:

  Obowiązkowa obecność VRM. Elektroniczny system zarządzania dokumentami powinien być zbudowany w oparciu o BPM i już w bazie danych zapewniać możliwość projektowania, wizualizacji i realizacji procesów biznesowych. Takie podejście pozwoli Ci nie polegać na dostawcy w zakresie ciągłych ulepszeń. A zmiany w procesach organizacji lub dodawanie nowych można dokonywać na bieżąco. Biznes wygrywa – rozwiązanie informatyczne pomaga efektywnie zarządzać zmianami, a nie je spowalniać. Personalizacja formularzy i szablonów. Każdy dokument elektroniczny jest unikalny (pola, szablony załączników, widoki danych) – obecność nowoczesnego edytora formularzy.

• Możliwości integracji i samodoskonalenia:

  Ogromną zaletą jest otwarte API. Umożliwia to zarówno klientom, jak i realizatorom bezproblemową integrację EDMS z dowolnymi rozwiązaniami programowymi lub dodawanie dodatkowych modułów lub całych aplikacji klienckich. Otwarty interfejs API jest szczególnie istotny dla banków i dużych holdingów. Tam, gdzie taki system może wykonywać tzw. „orkiestrację” systemów, wspierając cały cykl procesu i nasycając go dodatkowymi danymi podczas realizacji.

• Warunki własności systemu:

  — Zwróć uwagę na politykę licencyjną rozwiązania programowego i ukryte opłaty;
  — Rozważ koszt powiązanych produktów oprogramowania niezbędnych do funkcjonowania systemu;
  — Obowiązkowe jest posiadanie działającego Service Desk, najlepiej zgodnie ze standardami międzynarodowymi (np. ITSM);
  — Dowiedz się, jakie są plany rozwoju systemu, mapa drogowa rozwoju, częstotliwość aktualizacji.

Wybór odpowiedniego rozwiązania do automatyzacji przepływu pracy i cyfryzacji procesów jest zawsze trudnym zadaniem. Warto szczegółowo zrozumieć zadania, które taki system rozwiąże, opracować wewnętrzne wymagania dla systemu i przestudiować udane przypadki. Wybierając rozwiązanie informatyczne, zwróć uwagę na referencje, które mogą dostarczyć klienci i partnerzy potencjalnego kontrahenta lub dostawcy oprogramowania.

Z reguły najlepszą reklamą, która mówi sama za siebie, są już zrealizowane projekty, więc idealną opcją jest zobaczenie, jak system działa w rzeczywistych warunkach.