Por que as empresas estão mudando o EDMS?

Em 25 de outubro de 2019, a equipe do escritório ucraniano da Almexoft participou do fórum “#Businesssecuritypaper“, organizado pela Liga Zakon.

Como parte do evento, foi organizada uma plataforma para a troca de experiências entre representantes de grandes empresas e provedores de soluções de TI na área de automação de processos de negócios, gestão de documentos eletrônicos juridicamente significativos, ferramentas SaaS e serviços que ajudam a acelerar o crescimento dos negócios, otimizar custos e tempo para apoiar as funções administrativas das empresas.

De fato, selecionar um novo software por uma grande empresa é um processo bastante lento, com mais de 50% do trabalho realizado durante o estágio de análise de pré-requisitos. Isso se deve aos principais desafios do mundo moderno – alto grau de automação e rápida adaptação de processos e sistemas às necessidades dos clientes e do mercado. Assim, as tecnologias utilizadas na criação de software devem fornecer alta estabilidade, continuidade garantida por um longo período de tempo, escalabilidade e, mais importante, repetibilidade e portabilidade da infraestrutura.

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  Alexandre Sochka

  Gerente de Desenvolvimento Empresarial

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  Nikita Vasiliev

  Engenheiro chefe

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  Igor Prikhodko

  Diretor executivo

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  Andrey Koktash

  Gerente de produto

Este tópico é extremamente relevante para as empresas ucranianas modernas. De acordo com as estatísticas recolhidas pelo departamento comercial da nossa empresa, 57% das empresas que se candidataram à Almexoft estão a planear um projeto de introdução de um sistema de gestão eletrónica de documentos ou de um sistema BPM, tendo já adquirido ou implementado software para estas tarefas. Isso significa que mais da metade dos projetos falharam!

Os nossos especialistas analisaram as principais razões pelas quais as empresas são obrigadas a substituir os sistemas de gestão eletrónica de documentos já implementados:

• Baixo desempenho e congelamento do sistema;
• Interface desatualizada falta de acesso web e móvel;
• Opções de personalização limitadas;
• Alto custo de propriedade do produto de software;
• Problemas com a integração e refinamento do sistema.

As consequências de tais projetos para os negócios são sempre extremamente dolorosas. Um orçamento gasto de forma ineficiente impede que uma empresa desenvolva TI e lance novos projetos por medo de repetir um projeto fracassado. Como resultado, a empresa está aumentando sua lacuna tecnológica, os funcionários são menos eficientes do que poderiam ser e a vantagem competitiva em relação às empresas de tecnologia está caindo. E o processo de apoiar uma decisão malsucedida consome todos os recursos e, de fato, simplesmente não há tempo para uma verdadeira transformação digital da empresa.

Ao mesmo tempo, é inegável o fato de que o sistema de gestão eletrônica de documentos, assim como o sistema de gestão de processos de negócios, é um componente indispensável para o sucesso de uma empresa moderna. Nós, da Almexoft, insistimos que o EDMS certamente deve ser construído com base na plataforma BPM, esses tipos de sistemas podem ser intimamente integrados, fechando assim as tarefas para todos os processos de gestão de uma empresa e garantindo sua vida (ambos documentam diretamente processos de gestão e outros processos auxiliares). Esses projetos de automação realmente levam o negócio para o próximo nível de desenvolvimento, ajudam a apoiar seu crescimento e torná-lo digital.

Igor deu conselhos sobre o que prestar atenção ao escolher um sistema de automação de fluxo de trabalho:

• Em termos de garantir a confiabilidade do sistema e alto desempenho:

  1. Tecnologias modernas e metodologias de desenvolvimento;
  2. A presença de ORM (tecnologia de programação que permite usar diferentes bancos de dados para o mesmo produto de software) ajudará a economizar dinheiro escolhendo o banco de dados necessário para sua organização;
  3. Possibilidade de trabalho simultâneo com diferentes tipos de armazenamento de arquivos.

• Em termos de customização, a solução de qualquer tarefa deve ser possível sem o envolvimento de um recurso externo:

  Presença obrigatória de VRM. O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deve ser construído com base em BPM e já no banco de dados fornecer a capacidade de projetar, visualizar e executar processos de negócios. Essa abordagem permitirá que você não dependa do fornecedor em termos de melhorias constantes. E mudanças nos processos da organização ou a adição de novos podem ser feitas em tempo real. Os negócios ganham – a solução de TI ajuda a gerenciar as mudanças de forma eficaz, não atrasá-las. Customização de formulários e templates. Cada documento eletrônico é único (campos, modelos de anexos, visualizações de dados) – a presença de um editor de formulários moderno.

• Possibilidades de integração e auto-aperfeiçoamento:

  Uma grande vantagem é a API aberta. Isso permite que clientes e implementadores integrem perfeitamente o EDMS em qualquer solução de software ou adicionem módulos adicionais ou aplicativos cliente inteiros. A API aberta é especialmente relevante para bancos e grandes holdings. Onde tal sistema pode realizar a chamada “orquestração” de sistemas, suportando todo o ciclo do processo e saturando-o com dados adicionais durante a execução.

• Condições de propriedade do sistema:

  1. Atente-se à política de licenciamento da solução de software e taxas ocultas;
  2. Considerar o custo dos produtos de software relacionados necessários ao funcionamento do sistema;
  3. É obrigatório ter um Service Desk em funcionamento, preferencialmente de acordo com as normas internacionais (por exemplo, ITSM);
  4. Conheça os planos para o desenvolvimento do sistema, o roteiro de desenvolvimento, a frequência das atualizações.
  

Escolher a solução certa para automação de fluxo de trabalho e digitalização de processos é sempre uma tarefa difícil. Vale a pena entender detalhadamente as tarefas que tal sistema resolverá, desenvolver requisitos internos para o sistema e estudar casos de sucesso. Ao escolher uma solução de TI, preste atenção às referências que os clientes e parceiros de um potencial contratado ou fornecedor de produtos de software podem fornecer.

Em regra, a melhor publicidade que fala por si são os projetos já implementados, pelo que a opção ideal é ver como funciona o sistema em condições reais.