Чому компанії змінюють EDMS?

25 жовтня 2019 року команда українського офісу Almexoft взяла участь у форумі “#Бізнесбезбумагу“, організованому компанією Ліга Закон.

В рамках заходу було організовано майданчик для обміну досвідом між представниками великого бізнесу та постачальниками ІТ рішень у галузі автоматизації бізнес-процесів, юридично значущого електронного документообігу, SaaS інструментів та сервісів, які допомагають прискорити зростання бізнесу, оптимізувати витрати та час на підтримку адміністративних функцій компаній.

Справді, вибір нового програмного забезпечення великим підприємством є досить повільним процесом, коли понад 50% роботи робиться ще етапі аналізу попередніх вимог. Це пов’язано з основними викликами сучасного світу – високим ступенем автоматизації та швидкою адаптацією процесів та систем до потреб клієнтів та ринку.

Відповідно, технології, що використовуються при створенні програмного забезпечення, повинні забезпечувати високу стабільність, гарантовану спадкоємність протягом тривалого проміжку часу, масштабованість і, що важливо, повторюваність і переносимість інфраструктури.

• 

  Олександр Сочка

  Менеджер з розвитку бізнесу

• 

  Mикита Васильєв

  Головний інженер

• 

  Ігор Приходько

  Головний виконавчий директор

• 

  Андрій Кокташ

  Менеджер з продукції

Ця тема є вкрай актуальною для сучасних українських компаній. Як показує статистика, зібрана відділом продажів нашої компанії, 57% компаній, що звернулися до Almexoft, планують проект впровадження системи електронного документообігу або BPM системи, при цьому вже маючи придбане або впроваджене програмне забезпечення для цих завдань. Це означає, що більше половини проектів виявилися провальними! Наші фахівці проаналізували основні причини, через які компанії змушені замінювати вже впроваджені системи електронного документообігу:

• Низька продуктивність та зависання системи;
• Застарілий інтерфейс відсутність Інтернету та мобільного доступу;
• Обмежені можливості кастомізації;
• Висока вартість володіння програмним продуктом;
• Проблеми з інтеграцією та доопрацюванням системи.

Наслідки таких проектів для бізнесу завжди є дуже болючими. Неефективно витрачений бюджет заважає компанії розвивати ІТ та запускати нові проекти через побоювання повторення провального проекту. Як наслідок, бізнес нарощує технологічне відставання, співробітники працюють менш ефективно, ніж могли б, конкурентна перевага, порівняно з технологічними компаніями, падає. А процес підтримки невдалого рішення з’їдає всі ресурси, і, по факту, на реальну цифрову трансформацію компанії просто не залишається часу.

При цьому незаперечним залишається той факт, що система електронного документообігу, як і система управління бізнес-процесами, — це обов’язкова складова успіху сучасної компанії. Ми, в Almexoft, наполягаємо, що СЕД неодмінно має будуватися саме на базі BPM платформи, ці типи систем можуть бути тісно інтегровані, таким чином закриваючи завдання по всіх процесах управління компанією та забезпечення її життєдіяльності (як безпосередньо процесів документообігу, так і інших допоміжних процесів ).

Ігор дав поради, на що насамперед варто звернути увагу при виборі системи автоматизації документообігу:

• У частині забезпечення надійності системи та високої продуктивності:

  1. Сучасні технології та методології розробки;
  2. Наявність ORM (технологія програмування, що дозволяє використовувати для одного разом програмного продукту різні БД) — допоможе заощадити, вибравши необхідну для вашої організації базу даних;
  3. Можливість одночасної роботи з різними типами файлових сховищ.

• У частині кастомізації — вирішення будь-яких завдань має бути можливим без залучення зовнішнього ресурсу:

  Обов’язкова наявність ВРМ. Система електронного документообігу має будуватися на базі ВРМ і вже в базі надавати можливість проектувати, візуалізувати та виконувати бізнес-процеси. Такий підхід дозволить не залежати від вендора щодо постійних доробок. А зміни процесів організації чи додавання нових може бути зроблено «на лету». У виграші бізнес – ІТ рішення допомагає ефективно керувати змінами, а не гальмувати їх. Кастомізація форм та шаблонів. Кожен електронний документ є унікальним (поля, шаблони вкладень, подання даних) – наявність сучасного редактора форм.

• Можливості інтеграції та самостійного доопрацювання:

  Величезною перевагою є відкритий API. Це дає можливість як замовникам самостійно, так і впроваджувачам безшовно інтегрувати СЕД у будь-які програмні рішення або дописувати додаткові модулі або клієнтські додатки. Особливо актуальним є відкритий API для банків та великих холдингів. Де подібна система може виконувати так зване «оркестрування» систем, підтримуючи весь цикл процесу та насичуючи його додатковими даними по ходу виконання.

• Умови володіння системою:

  1. Звертайте увагу на політику ліцензування програмного рішення та приховані платежі;
  2. Враховуйте витрати на супутні програмні продукти, необхідні для функціонування системи;
  3. Обов’язково наявність працюючого Service desk, бажано відповідно до міжнародних стандартів (наприклад, ITSM);
  4. Дізнайтеся плани розвитку системи, roadmap розробки, частоту оновлень, що випускаються.
  

Вибір правильного рішення для автоматизації документообігу та діджиталізації процесів завжди непросте завдання. Варто детально розібратися із завданнями, які така система вирішуватиме, виробити внутрішні вимоги до системи, вивчити успішні кейси.

При виборі ІТ рішення зверніть увагу на референси, які можуть надати клієнти та партнери потенційного підрядника або вендора програмного продукту. Як правило, найкращою рекламою, яка каже сама за себе, є вже реалізовані проекти, тому ідеальний варіант — наживо побачити, як працює система в реальних умовах.