Lançamento bem-sucedido do EDMS para FEC-Cazaquistão em todo o país

Em 1º de janeiro de 2018, a empresa TEK Cazaquistão transferiu com sucesso o trabalho de escritório de todas as filiais da empresa para a plataforma Almexoft. Como parte da implementação do sistema, foram desenvolvidos processos de negócios para todos os aspectos das atividades da empresa de combustíveis.

Principais recursos funcionais do Almexoft, que permitiram à empresa mudar completamente para o fluxo de trabalho sem papel:

• Uma aplicação móvel com acesso offline permite à gestão de topo da empresa trabalhar com documentos fora do escritório.
• Redução do tempo de trabalho de escritório (registo de contratos, acordo, expedição). Uma vez que os principais escritórios operacionais da empresa estão localizados em duas cidades diferentes (Nur-Sultan e Karaganda), o ciclo completo de trabalho com o documento demorou cerca de 10 dias úteis.
• A transição para EDS irá agilizar todos os processos de negócio da empresa, independentemente da localização do responsável. pessoas (esta funcionalidade é especialmente relevante para empresas com muitos escritórios regionais em todo o Cazaquistão).
• Construção de relatórios sobre qualquer tipo de documento para os órgãos de controlo da República do Cazaquistão em tempo real.

Como  o complexo de combustível e energia do Cazaquistão inclui mais de 200 depósitos de combustível em todo o país, foi decidido colocar o sistema em uma plataforma de nuvem. O pessoal dos depósitos de combustível trabalha em um único sistema, o que permite formar e acompanhar a trajetória de vida dos documentos “do armazém ao escritório central”. Essa solução aumentou várias vezes a produtividade dos escritórios regionais remotos. A utilização de modelos de documentos permitiu reduzir o tempo de criação de determinados tipos de documentos na empresa, bem como introduzir padrões claros de trabalho de escritório.

Como parte do projeto, foi decidido usar a versão em nuvem da suíte de escritório, que está integrada no núcleo da plataforma Almexoft. Graças a esta solução, os funcionários da empresa não ficam presos a um local de trabalho ou software específico. E a função de atribuições individuais e em grupo possibilitou acompanhar rapidamente a execução das tarefas, tornando o trabalho dos executivos da empresa o mais eficiente possível.

A plataforma Almexoft também ajudou a consolidar todos os documentos atuais e arquivados da Parceria em um único armazenamento criptografado.