Casos de clientes
11 Junho 2025
Imperial Tobacco: Evolução Digital da Gestão de Documentos Contratuais com a Almexoft
A Imperial Tobacco é uma empresa internacional de tabaco, classificada entre os quatro maiores produtores globais de produtos de tabaco.
Sede
Bristol
Presença
< 160 countries
Início do projeto com a Almexoft
2021
Número de utilizadores
300+
Objetivo do Projeto
Um sistema moderno de gestão de contratos não se resume a um arquivo eletrónico. Para a Imperial Tobacco, trata-se de uma ferramenta digital flexível e adaptável, que opera em conformidade com os requisitos legais e as normas da empresa.
Objetivos:
1. Modernize o fluxo de trabalho do contrato
Rotas de aprovação automatizadas adaptáveis aos requisitos regulamentares.
2. Definição flexível de aprovadores
Por funções, áreas e tipos de contrato.
3. Assinatura com assinatura eletrónica
Uma assinatura eletrónica legalmente válida para uso interno e interação com contrapartes.
4. Fluxo de trabalho de documentos eletrónicos em conformidade com a legislação
Mudança completa de contratos em papel para documentos eletrónicos assinados
Objetivo do Projeto
Principais componentes implementados na primeira fase:
1. Modernize o fluxo de trabalho do contrato
- A Almexoft permite a configuração rápida de estruturas de aprovação sem a intervenção de TI;
- Diversos cenários de aprovação com base no tipo de contrato, valor, categoria de produto ou contraparte.
2. Definição flexível de aprovadores
- Os contratos são celebrados com QES juridicamente vinculativo;
- As contrapartes podem utilizar fluxos de trabalho totalmente digitais: entrega, assinatura, arquivo.
3. Assinatura com assinatura eletrónica
4. Fluxo de trabalho de documentos eletrónicos em conformidade com a legislação
- Todas as ações são registadas — quem, quando, o que foi aprovado ou assinado;
- Recursos de relatórios sobre todos os contratos, estado e pessoal responsável.
Principais benefícios comerciais:
Total conformidade legal;
Minimização do erro humano;
Aumento da transparência e celeridade nos procedimentos contratuais;
Repositório centralizado de contratos.
A Almexoft capacitou a Imperial Tobacco não só para automatizar fluxos de trabalho de documentos, mas também para construir um sistema de gestão de contratos flexível e resistente à mudança, pronto para os desafios da era digital.
