Udane uruchomienie EDMS dla FEC-Kazachstan w całym kraju

1 stycznia 2018 roku firma TEK Kazachstan z powodzeniem przeniosła pracę biurową wszystkich oddziałów firmy na platformę Almexoft. W ramach wdrożenia systemu opracowano procesy biznesowe dla wszystkich aspektów działalności spółki paliwowej.

Kluczowe funkcjonalne możliwości Almexoft, które pozwoliły firmie całkowicie przejść na obieg dokumentów bez papieru:

• Aplikacja mobilna z dostępem offline umożliwia najwyższej kadrze kierowniczej firmy pracę z dokumentami poza biurem.
• Skrócenie czasu pracy biura (rejestracja umów, uzgadnianie, wysyłanie). Ponieważ główne biura operacyjne firmy znajdują się w dwóch różnych miastach (Nur-Sultan i Karaganda), pełny cykl pracy z dokumentem trwał około 10 dni roboczych.
• Przejście na EDS przyspieszy wszystkie procesy biznesowe w firmie, niezależnie od lokalizacji osoby odpowiedzialnej. osób (Funkcjonalność ta jest szczególnie istotna dla firm posiadających wiele biur regionalnych na terenie całego Kazachstanu).
• udowa raportów o wszelkiego rodzaju dokumentach dla organów kontrolnych Republiki Kazachstanu w czasie rzeczywistym.

Ponieważ kompleks paliwowo-energetyczny Kazachstanu obejmuje ponad 200 składów paliw na terenie całego kraju, postanowiono umieścić system na platformie w chmurze. Personel składów paliw pracuje w jednym systemie, co pozwala na tworzenie i śledzenie ścieżki życia dokumentów „od magazynu do centrali”. To rozwiązanie kilkakrotnie zwiększyło produktywność zdalnych biur regionalnych. Wykorzystanie szablonów dokumentów pozwoliło skrócić czas tworzenia określonych typów dokumentów w firmie, a także wprowadzić jasne standardy pracy biurowej.

W ramach projektu postanowiono wykorzystać chmurową wersję pakietu biurowego, który jest wbudowany w rdzeń platformy Almexoft. Dzięki temu rozwiązaniu pracownicy firmy nie są przywiązani do konkretnego miejsca pracy czy oprogramowania. A funkcja zadań indywidualnych i grupowych umożliwiła szybkie śledzenie realizacji zadań, dzięki czemu praca kadry kierowniczej firmy była jak najbardziej wydajna.

Platforma Almexoft pomogła również skonsolidować wszystkie bieżące i archiwalne dokumenty Spółki w jednym zaszyfrowanym magazynie.