Kejsy klientów
11 Czerwiec 2025
Imperial Tobacco: cyfrowa ewolucja obiegu dokumentów kontraktowych z Almexoft
Imperial Tobacco to międzynarodowa firma tytoniowa, zaliczana do czołowej czwórki producentów wyrobów tytoniowych na świecie.
Siedziba główna
Bristol
Obecność
< 160 krajów
Start projektu z Almexoft
2021
Liczba użytkowników
300+
Cel projektu
Nowoczesny system kontraktowy to nie tylko elektroniczny archiwum. Dla Imperial Tobacco to elastyczne, adaptowalne narzędzie cyfrowe działające zgodnie z przepisami prawnymi i standardami firmy.
Zadania:
1. Modernizacja procesu kontraktowego
Zautomatyzowane ścieżki zatwierdzania z możliwością dostosowania do wymogów regulacyjnych.
2. Elastyczne przypisywanie osób zatwierdzających
Według ról, kierunków, typów umów.
3. Podpis elektroniczny (kwalifikowany)
Kwalifikowany podpis elektroniczny do użytku wewnętrznego i współpracy z kontrahentami.
4. Elektroniczny obieg dokumentów o mocy prawnej
Pełnoprawne zastąpienie papierowych umów – elektronicznym obiegiem dokumentów z podpisem.
Rezultaty projektu:
W ramach pierwszego etapu wdrożono kluczowe komponenty:
1. Elastyczność procesów zatwierdzania:
- System Almexoft umożliwia szybkie zmiany w strukturze zatwierdzania bez udziału IT;
- Różne scenariusze zatwierdzania zależne od typu umowy, kwoty, kategorii czy kontrahenta.
2. Flexible definition of approvers
- Umowy podpisywane e‑podpisem o mocy prawnej;
- Kontrahenci podłączeni do EOD — dostawa, podpis, archiwizacja w formie cyfrowej.
3. Redukcja kosztów:
4. Cyfrowa kontrola i raportowanie
- Wszystkie działania są rejestrowane – kto, kiedy i co zatwierdził/podpisał;
- Możliwość raportowania dla wszystkich umów, statusów, osób odpowiedzialnych.
Kluczowe efekty biznesowe:
Pełna zgodność z normami prawnymi;
Minimalizacja czynnika ludzkiego;
Zwiększona przejrzystość i szybkość procedur kontraktowych;
Centralizacja bazy umów.
Almexoft pozwolił Imperial Tobacco nie tylko zautomatyzować obieg dokumentów, ale zbudować elastyczny i odporny na zmiany system zarządzania kontraktami gotowy na wyzwania cyfrowej ery.
