Тренды в автоматизации договорной работы

13.05.2018

Что дает система автоматизации договорной работы ?

Когда среднестатистический бизнес вырастает, а размер штата переваливает за сотни или даже тысячи сотрудников, у руководителей  С – уровня, акционеров или собственников неизбежно возникает вопрос автоматизации внутренних процессов. Одним из наиболее рутинных процессов, в котором, как правило, участвует большое количество сотрудников из разных департаментов, является процесс подготовки и согласования договоров.

Применив процессный подход в своей договорной деятельности, современная организация  решает целый спектр проблем и качественно улучшает внутренние процессы делопроизводства:

  • Возможность совместной работы;
  • Отслеживание правок;
  • Контроль сроков согласования;
  • Контроль отдельных задач в рамках исполнения договора;
  • Шаблонирование документов;
  • Использование единых справочников и форм.

Для бизнеса качественная автоматизация незамедлительно даст ощутимый пользу благодаря целому ряду положительных факторов:

  • Уменьшается влияние человеческого фактора;
  • Улучшается взаимодействие сотрудников и отделов;
  • Соблюдаются сроки работы и улучшается дисциплина;
  • Значительно сокращаются материальные затраты.

Как выбрать систему ?

Для того чтобы система автоматизации процессов/документооборота не тормозила развитие бизнеса, а, наоборот, выступала его драйвером и помогала внедрять качественные изменения руководителям и собственникам, при выборе системы следует обратить внимание на ряд факторов:

  • Система легко масштабируется (можно построить отдельные модули автоматизации для разных функций в едином пространстве);
  • Нет ограничений на добавление новых либо изменение текущих процессов/типов документов;
  • Создание новых процессов должно быть интуитивно понятным и не требовать дополнительных навыков программирования при построении шаблонных или эталонных процессов;
  • Доступ к системе должен быть максимально простой (через браузер либо нативные приложения);
  • Пользователям доступен удобный поиск по документам, процессам, задачам, событиям.
  • Должна поддерживаться ролевая политика для гибкой настройки процессов и системы в целом;
  • Система автоматизации покрыта API для возможностей интеграции с любым другим корпоративным программным обеспечением;
  • Применяются современные инструменты обеспечения безопасности (алгоритмы шифрования, грифы конфиденциальности, журналирование и аудит событий);
  • Используются технологические инновации, например, ЭЦП (электронная цифровая подпись), онлайн-редактирование, автоматическая обработка данных или интеллектуальная система принятия решений;
  • Пользователю предоставляются несколько вариантов репрезентации данных (в виде списков, отчетов, графиков или диаграмм);
  • Должна быть доступна как облачная версия системы, так и размещение системы Onsite (на серверах Заказчика).

Несомненно, выбор системы автоматизации внутренних процессов, и документооборота в частности, сложный процесс, который требует детального анализа функциональных возможностей системы, инструментов обеспечения безопасности и ценовой политики приобретения и владения таким инструментом.